Warum viele Unternehmen jetzt neben HCM Systemen auch Applicant Tracking Systeme nutzen

Sie haben ein HCM System im Einsatz und wollen es um ein Applicant Tracking System (ATS) erweitern? Dann bietet Ihnen die Schnittstellentechnologie von softgarden die optimale Möglichkeit, beide Welten miteinander zu kombinieren. Wir erklären, wie’s funktioniert.

Was ist ein HCM System? 

HCM  steht für Human Capital Management. Die bekanntesten digitalen Systeme für das Human Capital Management kommen aus den Häusern Workday, Oracle und SAP. In den entsprechenden Tools lassen sich verschiedenste Strukturen des Personalmanagements abbilden und digital bearbeiten.
Zum Beispiel:

• Abrechnung (Reisen, Gehälter)
• Stammdatenverwaltung
• Mitarbeiterentwicklung

Wer ein solches System sein Eigen nennt, wird darauf nicht mehr verzichten wollen. Über ein HCM System lassen sich zum Beispiel verschiedene Genehmigungs- oder Beantragungsworkflows und viele andere Prozesse sehr effizient abwickeln. Damit nicht genug: Viele wiederkehrende Routineabläufe erledigt die Software sogar vollautomatisch. Das erleichtert HR-Managern die Arbeit erheblich.
Die Vorteile einer HCM Software liegen somit auf der Hand. Auf diese Weise werden HR-Manager in ihrem Alltag von vielen administrativen Tätigkeiten entlastet und gewinnen mehr Zeit für andere, wichtigere Aufgaben. Sie können sich zum Beispiel ausführlicher den Anfragen von Mitarbeitern widmen, sich um deren Weiterentwicklung kümmern oder intensiver strategisch arbeiten.

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Da sich Unternehmen in ihrem Aufbau und ihrer Struktur allerdings stark unterscheiden, decken HCM Systeme oft nicht die ganze Funktionsbandbreite ab, die ein Unternehmen braucht, um in HR effizient zu arbeiten. Das betrifft zum Beispiel Funktionen für das Bewerbermanagement. In diesen Bereichen greifen Anwenderunternehmen dann auf die Angebote anderer Softwarehersteller zurück.
Das ist auch kein Problem. Der Markt ist breit gefächert und das Angebot groß. Für den Bereich des Bewerbermanagements hat zum Beispiel Lösungsanbieter softgarden maßgeschneiderte Funktionen entwickelt, mit denen sich das Recruitng von A bis Z steuern lässt: Die Rede ist von einem so genannten Applicant Tracking System, kurz ATS.
Während klassische HCM Systeme meistens nur Funktionen für die Verwaltung von Bewerberdaten anbieten, geht ein Applicant Tracking System in seiner Funktionsbandbreite weit darüber hinaus und ist somit die perfekte Ergänzung zu einem HCM.
Aber was heißt das konkret? Hier ein paar Beispiele:

• Mit einem ATS lassen sich wichtige Entscheidungen effizient gemeinsam treffen: Innerhalb des Bewerbermanagementsystems von softgarden stellen Anwender zum Beispiel für jede Stellenausschreibung ein Team zusammen, um gemeinsam und schnell den passenden Kandidaten zu finden. Der gesamte Abstimmungsprozess ist im Bewerbermanagementsystem sowie in der softgarden Recruiting App abgebildet. Mit Hilfe des Bewerbermanagement-Systems von softgarden koordinieren Anwender zum Beispiel Interview-Termine per E-Mail und kommunizieren ganz einfach mit den Bewerbern – für alle Beteiligten nachvollziehbar und AGG-konform.
• Überdies lassen sich Bewerberdaten in verschiedenen Ansichten vergleichen.
• Nach einem erfolgreichen Jobinterview, das über eine integrierte Videofunktion abgewickelt werden kann, nutzt das Recruiting-Team die Interview-Scorecard, um Kandidaten gemeinsam zu bewerten.
• Für jeden Kandidaten lassen sich Kriterien individuell festlegen. Das System ermittelt automatisch das Talent, welches am besten zu den Kriterien des Recruiting-Teams passt.
• Mit dem Agency-Modul von softgarden verfügen Anwender, die mit externen Recruitern zusammenarbeiten, zudem über ein zentrales System für die gemeinsame Talentsuche. Über einen eigenen Zugang können Recruiter Kandidaten für offene Positionen einfach datenschutzkonform ins Bewerbermanagement-System eintragen.

HCM und ATS kommunizieren über eine API: Eine Erklärung

Kunden können die E-Recruitinglösung mit Hilfe einer passgenauen API (application programming interface) von softgarden  problemlos in ihr HCM System integrieren. Alle Informationen, die in dem ATS über einen Bewerber dokumentiert sind, lassen sich über diese Schnittstelle schnell und einfach in die benutzte HCM Software übertragen. Zum Beispiel Daten aus der Bewerberakte und aus Online-Bewerbungsformularen.
Das birgt erhebliche Vorteile:

• Daten müssen nicht von einem System in das andere kopiert werden.
• Das spart Zeit und vermeidet Fehler durch ungenaues Kopieren.
• Daten, die nicht mehr relevant sind, werden automatisch datenschutzkonform gelöscht.

Wie lässt sich durch eine API Integration aus beiden System das Beste rausholen?

Anwendungsunternehmen können auf diese Weise sehr flexibel neue Tools und Produkte in ihre bestehende Software-Architektur integrieren und immer auf zeitgemäße Systeme zurückgreifen. So hilft eine API dabei, das Beste aus verschiedenen Software-Welten herauszuholen. Eine Win-Win-Situation also.
Sie interessieren sich für die Lösung von softgarden oder möchten eine unabhängige Beratung in puncto HR Software? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir bringen Sie mit Ihrem Wunschanbieter kostenfrei zusammen.