Lizenzen, Saas, On-Premise: Welche Lösungen für die Nutzung von Personalsoftware gibt es?

Mit HR Software lassen sich inzwischen praktisch alle Unternehmensprozesse abbilden und effizient managen. Wer nach der passenden Lösung sucht, stößt auf unterschiedliche Modelle der Datenvorhaltung und muss sich mit Begriffen wie Lizenzmodell, SaasS oder On-Premise auseinandersetzen. Was steckt dahinter? Wo liegen Vor- und Nachteile?

Die  Softwarelizenz oder On-Premise-Lösung

Die Softwarelizenz, auch On-Premise-Lösung genannt, ist die älteste Form des Bezugs einer Software. Das Prinzip: Der Lizenznehmer erhält eine physische Kopie der Software oder kann sich diese per Download auf seine lokalen Server herunterladen und diese im Rahmen der geltenden Nutzungsvereinbarungen (Lizenz) nutzen.

Vorteile:

• Der Anwender ist nicht abhängig von dem Hersteller der Softwarelösung
• Der Anwender benötigt kein Internet, um die Funktionen der Software nutzen zu können, sondern ruft diese vom lokalen Server ab
• Daten werden im eigenen Unternehmen gespeichert und nicht bei einem Softwareanbieter
• Lizenz-Software ist oft gut individualisierbar
• Ein Wartungsvertrag mit Fehlerbehebung und Upgrades ist oft inkludiert

Nachteile:

• Niedriger Individualisierungsgrad der Software
• Es bedarf einer hauseigenen IT-Infrastruktur
• Diese muss kontinuierlich gewartet werden, was Zeit und Kosten verschlingt

Application Service Providing (ASP)

Wer sich für einen Application Service Provider (ASP) entscheidet, nutzt die Funktionen einer Standard-Software über das World Wide Web oder eine gesicherte Verbindung zwischen Rechenzentrum und dem eigenen Unternehmen. Die Software-Lösung wird also nicht wie beim Lizenzmodell beim Kunden selbst installiert.
Dabei wird die benötigte Software nicht gekauft, sondern angemietet. Die Kosten richten sich oft nach dem übermittelten Datenvolumen.
Vorteile:

• Der Application Service Provider kümmert sich um die Administration der Software, dazu gehören Datensicherung, das Einspielen von Patches und dergleichen.
• Mit Hilfe von ASP-Dienstleistungen können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur auslagern und sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
• Anforderungen an die hauseigene IT werden minimiert.
• Meist verfügen die Rechenzentren über hohe Datenschutzvorkehrungen.

Nachteile:

• Niedriger Individualisierungsgrad der Software.
• Sensible, schützenswürdige Daten und Informationen werden extern gespeichert. Die Datenschutzvorkehrungen des Anbieters müssen genau geprüft werden.
• Es besteht in Bezug auf die Software vollkommene Abhängigkeit vom IT-Dienstleister

Software as a Service

Das Software as a Service-Modell funktioniert wie folgt: Die HR Software Lösung wird nicht bei dem Kunden vor Ort installiert. Stattdessen kauft der Anwender einen Zugang zur Plattform und Datenbank des Herstellers ein.
Dieser stellt dem Kunden alle Funktionen über eine sichere Leitung oder per Internet zur Verfügung. Er stellt auch alle notwendigen Vorkehrungen zum Datenschutz sicher. Das entlastet den Kunden bei vielen administrativen Aufgaben. Dafür fallen regelmäßige Gebühren an.
Der Unterschied zum Application Service Providing (ASP) besteht im wesentlichen darin, dass das Software as a Service-Modell einen erheblich höheren Individualisierungsgrad aufweist. Das ist überall dort wichtig, wo es um die passgenaue Abbildung unternehmenseigener Workflows durch eine IT-Lösung geht.
Software as a Service-Anbieter haben meist eine Software im Angebot, die von vornherein stark modularisiert ist. Das heißt, der Anwender mietet keine Komplettlösung, sondern kann sich Teile davon so zusammenstellen, wie er sie für sein Unternehmen benötigt. Per Customizing können die einzelnen Module noch einmal auf die individuellen Abläufe in einem Unternehmen zugeschnitten werden. Die Vor- und Nachteile gestalten sich im Großen und Ganzen wie beim ASP-Modell.
Vorteile:

• Höherer Individualisierungsgrad als beim ASP-Modell
• Der Software-Hersteller kümmert sich um die Administration der Software.
• Mit Hilfe von SaaS-Dienstleistungen können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur an einen Lösungsanbieter auslagern und sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
• Die Anforderungen an die hauseigene IT werden minimiert, was hilft, Personalkosten einzusparen.
• Meist verfügen die Rechenzentren über hohe Datenschutzvorkehrungen.

Nachteile:

• Sensible, schützenswürdige Daten und Informationen werden extern gespeichert.
• Die Datenschutzvorkehrungen des Anbieters müssen genau geprüft werden.
• Es besteht, in Bezug auf die Software, vollkommene Abhängigkeit vom IT-Dienstleister

Open Source Systeme

In aller Regel entsteht Software in einem geschlossenen System. Bei Open Source Systemen ist das anders: Es gibt keinen geschlossenen Kreis an Entwicklern, die an der Software arbeiten und sie zur Marktreife bringen.
Das Entwicklungsprinzip der Open-Source-Software ist stattdessen vollkommen offen. An der Entwicklung einer Open-Source-Software beteiligt sich meist ein großer Kreis weltweiter Experten. Das hat den Vorteil, dass Verbesserungen und Erweiterungen am System schneller umgesetzt werden können und nicht erst auf das nächste Update gewartet werden muss. Open Source Systeme gibt es auch für den HR-Bereich.
Das gelingt, indem der Quellcode oder auch Source Code der Software jedem zugänglich gemacht wird, der darauf zugreifen will. Normalerweise ist der Quellcode streng geheim und kann nicht verändert werden. Es gibt sogar Free Open Source Software (FOSS), die ohne Zahlung von Lizenzgebühren kostenfrei verwendet werden kann.

Vorteile:

• Keine Abhängigkeit von einzelnen Softwarefirmen.
• Hohe Anzahl der Entwickler einhergehend mit einer hohen Entwicklungsgeschwindigkeit.
• Anwenderspezifische Anpassungen sind jederzeit möglich.

Nachteile:

• Da die Produkte nicht verkauft werden, hapert es oft an der Dokumentation.
• Da viele Hände auf den Quellcode zugreifen, kann es leichter zu Fehlern im Source Code kommen oder einer uneinheitlichen Programmierung, was den Code unnötig kompliziert machen kann.
• OSS-Software fordert hin und wieder mehr Engagement des Anwenders, um auf dem aktuellen Stand zu kommen oder zu bleiben. Es gibt aber externe Firmen, die Anwendern hier unter die Arme greifen, falls Bedarf an einer weiteren Programmierung besteht.