Digitales Mindset: Stellen Sie Ihr Recruiting neu auf

2020 dürfte als das Jahr in die Geschichte eingehen, das sich als regelrechter Digitalisierungs-Katalysator entpuppt hat. Gerade im Recruiting hat sich Vieles in digitaler Hinsicht verändert. Allerdings reicht es nicht, nur neue Tools anzuschaffen, um künftig in der digital geprägten Personalbeschaffung gut aufgestellt zu sein. Voraussetzung ist das richtige digitale Mindset. Was das bedeutet? Wir erklären es Ihnen in diesem Artikel.

Zusätzlicher HR-Software-Bedarf während der Corona-Pandemie

Von einem Tag auf den anderen war Anfang 2020 im Recruiting nichts mehr wie es einmal war. Für viele Talentsucher hieß es: Plötzlich Home-Office. Die Coronapandemie führte in diesem Zusammenhang sehr eindrücklich vor Augen, welche Vorteile digitalisierte Unternehmen haben. Der Umstieg ins Home-Office fiel hier deutlich leichter und Recruiting-Prozesse liefen weiterhin störungsfrei und nahtlos ab.
Von diesem Idealszenario waren und sind viele Unternehmen aber ganz offensichtlich noch weit entfernt. Laut des HR-Software-Reports 2020 musste während des ersten Lockdowns in rund 53 Prozent der HR-Abteilungen wenig bis stark improvisiert werden. Bei jedem dritten Unternehmen ergab sich ein zusätzlicher HR-Software-Bedarf.

Warum die digitale Transformation ein digitales Mindset braucht

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Das Problem: Viele Unternehmen verwalten ihre Bewerberdaten nicht in einer dedizierten HR-Software. Laut verschiedener Studien arbeiteten in Personalabteilungen im vergangenen Jahr tatsächlich noch 87 Prozent der HR-User mit Text- und Tabellenkalkulations-Programmen statt mit einem modernen Bewerbermanagementsystem.
Die Folgen:

• Bewerberdaten waren unter Umständen nicht ortsunabhängig einseh- und bearbeitbar.
• Mangels individuell einstellbarer Zugriffsberechtigungen für einzelne Dokumente gelangten Daten außerdem unter Umständen an Personen, die dafür nicht wirklich authentifiziert waren, was einen klaren Verstoß gegen die DSGVO darstellt.

Ein Bewerbermanagementsystem macht es HR in diesen Bereichen schon einmal deutlich leichter – dank genau auf die HR-Arbeit angepasster Funktionen. Es gibt aber noch zwei weitere gute Gründe, die Digitalisierung im Recruiting voranzutreiben:

1. Die Digitalisierung des Recruitings geht meist mit unkomplizierten Bewerbungsmöglichkeiten für mobile Bewerber einher – das ist gut für die Employer Brand. Denn moderne Talente sind sowieso online und digitalaffin.
2. Die Digitalisierung spart Zeit und Ressourcen, sodass die persönliche Beziehung zwischen Recruiter und Kandidat wieder stärker in den Mittelpunkt rücken.

Was ist ein digitales Mindset? Eine Definition.

Für HR-Abteilungen gibt es also viele gute Gründe, um ihre Workflows passgenau zu digitalisieren. Allerdings setzt eine passgenaue digitale Transformation des Human Ressource Managements zwingend ein digitales Mindset voraus. Der Hintergrund: Im Digitalzeitalter müssen Prozesse anders aufgesetzt und gedacht werden als in der analogen Welt. Ein Digitales Mindset zu entwickeln, bedeutet, ein Gespür dafür zu entwickeln, welche analogen Prozesse in digitale Prozesse übersetzt werden können, welche obsolet werden oder welche Workflows komplett neu überdacht werden müssen.

„Durch die Begleitung der Digitalisierung von über 1.000 Kunden haben wir gelernt, dass hinter digitalem Recruiting mehr steckt als das digitale Nachbauen der alten analogen Abläufe“, sagt Mathias Heese, Geschäftsführer bei der softgarden e-recruiting GmbH, Hersteller der gleichnamigen Recruiting-Lösung,

Wie Führungskräfte in der digitalen Arbeitswelt zu einem digitalen Mindset gelangen

Denn das einfache Übertragen bestehender Prozesse garantiert nicht automatisch eine Verbesserung. Jeder Prozess ist eine Lösung für die Herausforderungen seiner Zeit. Was heute funktioniert, muss deshalb nicht dauerhaft richtig sein. Statt nur Altes digital aufzusetzen, sollte der gesamte Prozess in die Zukunft gedacht werden.
Hierbei komme es vor allem darauf an, dass Handlungsträger – Geschäftsführer, Führungskräfte und HR – alle bisherigen Abläufe grundlegend hinterfragen:

• Was hat sich bewährt und sollte bleiben?
• Welcher Prozessschritt wird in der digitalen Welt überflüssig und kann eliminiert werden?
• Welche Funktionen sollten neu hinzukommen?
• Sind laufende Prozesse überhaupt noch angemessen oder gibt es noch Verbesserungspotenziale?

Nur die notwendigen Bestandteile sollten digital aufgesetzt werden. Das Ergebnis ist ein neuer, schlanker und gut funktionierender Prozess. Allerdings gilt es am Ball zu bleiben. Prozesse neu aufzusetzen, ist kein einmaliges Unterfangen. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Workflows fortlaufend analysiert, hinterfragt und optimiert werden. Die Dinge verändern sich im Digitalzeitalter nun einmal rasend schnell.

Stellenwert der Digitalisierung im Recruiting steigt

Die gute Nachricht: Aktuell bekommen viele Recruiting-Abteilungen die Chance, ihre digitalen Prozesse und ihr digitales Mindset sehr strukturiert neu aufzubauen. Bislang stand die Personalbeschaffung auf der Digitalisierungs-Agenda vieler Unternehmen nicht besonders weit oben. In der Regel wurden vor allem die Unternehmensbereiche mit digitalen Tools ausgestattet, die Geld ins Unternehmen eintreiben: Der Vertrieb beispielsweise.
Nachdem in der Hochphase des Lockdowns aber Recruiting-Prozesse vielfach ausgebremst wurden, wollen viele Unternehmen ihr Recruiting jetzt schnellstmöglich digital aufrüsten. Das ist das Ergebnis einer Blitzumfrage des Instituts for Competitive Recruiting (ICR) in Heidelberg, an der mehr als 10.000 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum teilgenommen haben.
Dieser zufolge haben zwei Drittel der Unternehmen den Plan, ihr komplettes Bewerbermanagement stärker digitalisieren. Auf dem Radar haben Unternehmen im ersten Schritt Tools, mit denen sich Videointerviews leichter und stabiler durchführen lassen.

Ganz oben auf der digitalen Agenda: Technik für Videointerviews

Ein passendes Modul ist zum Beispiel in der Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) von softgarden bereits enthalten. Das können nicht alle Lösungsanbieter aus dem Bereich Bewerbermanagement von sich behaupten. Die Technik ist datenschutzkonform und leicht bedienbar.
So geht‘s:

• Zum Videointerview-Termin einladen: Nachrichtenvorlage für das Videointerview im Bewerbermanagement-System auswählen und den automatisch generierten Einladungslink zum digitalen Besprechungsraum an Kandidaten versenden.
• Bis zu vier weitere Teilnehmer einladen: Weitere E-Mails mit dem generierten Besprechungs-Link direkt aus dem System an weitere Teilnehmer versenden.
• Videointerview mobil durchführen: Bieten Sie Kandidaten an, auch von mobilen Endgeräten am Videointerview teilzunehmen und senden Sie Ihnen einen Link zu, über den sie das Gespräch auch per Smartphone führen können.
• Direkt loslegen: Der Videointerview-Besprechungsraum ist direkt einsatzfähig und bedarf keiner zusätzlichen Freischaltung. Anwendern entstehen somit keine zusätzlichen Kosten.

Wie eine SaaS-Software hilft, Prozesse zu optimieren

Videotechnik ist aber bei weitem nicht das einzige, was auf dem Digitalisierungsbestellzettel vieler HR-Abteilungen steht. Wie wir in unserem Eingangsbeispiel gesehen haben, müssen auch Funktionen her, die datenschutzkonformes, dezentrales Arbeiten innerhalb des Recruiting-Teams unterstützen. Auch hierbei unterstützen SaaS-Lösungen wie die von Softgarden.
Hier mal ein paar Features, die die kollaborative Teamarbeit unterstützen:

• Mobil-optimierte Stellenanzeigen lassen sich mit wenigen Klicks anlegen und auf den passenden Kanälen veröffentlichen. Recruiter veröffentlichen offene Positionen kosteneffizient im Self-Service auf über 300 Premium-Jobportalen. Die Anzeigen werden automatisch für Google for Jobs optimiert.
• Detaillierten Reportings geben Aufschluss, auf welchen Kanälen HR-Abteilungen ihr Budget optimal einsetzen.
• Neue Jobs werden automatisch auf der eigenen Karriereseite synchronisiert und suchmaschinenoptimiert ausgespielt.
• Recruiter können Benachrichtigungen über neu ausgeschriebene Stellen an Ihre Belegschaft senden und so die Reichweite Ihrer Anzeigen durch die Ihrer Mitarbeiter erheblich erweitern.
• Nach dem Bewerbungseingang machen vergleichbare Bewerberdatensätze die Vorauswahl noch einfacher. Zusätzlich stimmen sich Recruiting-Teams unabhängig von Zeit und Ort mit der systemeigenen App innerhalb weniger Minuten ab.
• Interessante Bewerber können direkt aus dem System heraus eingeladen werden.
• Nach oder während des Jobinterviews lassen sich Kandidaten durch das ganze Team anhand vordefinierter Kriterien bewerten.

Da diese Tools und Funktionen die Kernaufgaben des Recruitings erleichtern, werden Ressourcen frei, um über die Prozesse als solche nachzudenken. Dadurch kann immer wieder Potenzial für Verbesserungen gefunden und umgesetzt werden. Im Endeffekt können Personalabteilungen so immer schneller die richtigen neuen Kollegen für ihre Teams finden.

Wie funktioniert Software-as-a-Service?

So weit, so gut. In den letzten Absätzen ist immer wieder die Abkürzung SaaS gefallen, was für Software as a Service steht. Was bedeutet das eigentlich genau? Und inwiefern ist das SaaS-Prinzip für das digital Mindset von Unternehmen relevant? Das Prinzip ist schnell erklärt: Wer sich für eine SaaS-Lösung entscheidet, erhält eine Lizenz zur Nutzung der Software, muss sie jedoch nicht selbst auf seinem Server installieren oder warten. Das Programm wird inklusive aller notwendigen Daten durch den Hersteller über die Cloud zur Verfügung gestellt und auf dem neuesten Stand gehalten.

Der entscheidende Vorteil: Das Programm wird regelmäßig automatisch gewartet. Die Upgrades enthalten Funktionserweiterungen, beinhalten neue regulatorische Gegebenheiten in puncto Datenschutz, Löschfristen oder tragen speziellen Kundenwünschen Rechnung. Recruiter müssen sich also nie Gedanken machen, ob ihre HR Software noch auf dem neuesten Stand ist oder nicht. Sie ist es automatisch.  So sind HR-Abteilungen immer auf der Höhe der Zeit. „Software wird auf diese Weise zu einer Art Dienstleistung“, so softgarden-CEO Heese.

Digitalisierung beginnt im Kopf

Und auch das gehöre zu einem guten digital Mindset: Verantwortung an der Stelle abgeben, an der es sinnvoll ist, um sich so besser auf die eigenen To do’s konzentrieren zu können. „In diesem Fall an einen Software-Hersteller der eigenen Wahl, der Recruiter immer mit den Neuerungen versorgt, die sie brauchen, um top aufgestellt zu sein. Dann ist das digitale Mindset perfekt.“
Sie suchen nach einem passgenauen Bewerbermanagementsystem für Ihr Recruiting? Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung und beraten Sie. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.