Vor- und Nachteile beim Einsatz von Personalsoftware

Immer mehr Unternehmen setzen Personalsoftware ein, um ihre Personalprozesse zu managen. Welche Vor- und Nachteile bieten sich ihnen dabei?

Warum Personalsoftware an Bedeutung gewinnt

Die Digitalisierung läuft auf vollen Touren. Diesem globalwirtschaftlichen Trend stellen sich auch Personalabteilungen und erledigen immer mehr ihrer Aufgaben mithilfe innovativer Personalsoftware.
Das bietet immense Vorteile und schafft nicht nur für HR-Mitarbeiter einen Mehrwert, sondern für sämtliche Angestellten, die allesamt von der Effizienzsteigerung durch den Einsatz einer HR Software profitieren. Das Human Ressources Management geht schließlich alle in einer Organisation an.

Die Vorteile einer Personalsoftware

Die Effektivität der Personalarbeit kann mithilfe einer HR Software in den folgenden Bereichen wesentlich gesteigert werden:

• Die Personalabteilung hat mehr Kapazitäten für die Betreuung der Mitarbeiter und die Entwicklung neuer HR-Konzepte, weil sie zeitraubende Routineaufgaben an eine Personalsoftware auslagert. Das schafft Raum für andere Aufgaben. So erhalten Human Ressources Manager die Chance, sich in die strategische Weiterentwicklung ihres Unternehmens einzubringen.
• Mitarbeiter können in HR-Prozesse eingebunden werden: Viele HR Software Lösungen beinhalten so genannte Employee Self Service-Portale für Mitarbeitende. Hierüber können diese so manchen Personalprozess selbst managen, der früher HR oblag. Zum Beispiel können sie ihre personalbezogenen Daten selbst anlegen, pflegen oder Urlaubs-Genehmigungsprozesse starten, sich über Weiterbildungsmöglichkeiten informieren und anmelden und, und, und.
• Das entlastet die Personalabteilung und macht viele HR-Prozesse für Mitarbeiter transparenter, was für eine gesteigerte Zufriedenheit in der Belegschaft sorgen kann: Der Mitarbeiter hat das Gefühl, die Dinge selbst in der Hand zu haben und nicht “von oben” verordnet zu bekommen.
• Insgesamt ist moderne Personalsoftware auf eine verbessere Kommunikation und Transparenz zwischen Mitarbeitenden und HR ausgelegt. Im Bereich der Zielvereinbarung sehen alle Beteiligten zum Beispiel den Status quo jederzeit ein. Läuft etwas aus dem Ruder, kann frühzeitig gegengesteuert werden. Automatisierte Meldungen im System zeigen an, dass Termine drohen nicht eingehalten zu werden. Dann kann der Linienvorgesetzte frühzeitig das Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen oder umgekehrt. So lassen sich Lösungen finden, noch bevor Probleme entstehen.

… und noch mehr Vorteile einer Personalsoftware

• Auch im Bereich des Wissensmanagements ist der Einsatz einer Personalsoftware von Vorteil, um den Wissensfluss im Unternehmen zu stärken. Denn Studien zeigen: Mitarbeiter, die sich regelmäßig über Fachliches austauschen, benötigen im Schnitt weniger externe Fortbildungsmaßnahmen. Um dieses informelle Lernen zu stärken, bieten sich im Softwarebereich so manche Möglichkeiten an. Schon banale Austauschmöglichkeiten wie interne Chats oder Foren helfen. Ergänzend dazu können Wissensblogs oder Wikis zum Einsatz kommen. Und für gezielte Weiterbildungen: E-Learning Tools. Diese bieten den Vorteil der Orts- und Zeitunabhängigkeit, so dass der Mitarbeiter entscheiden kann, wann und wo er sich fortbildet. Meist sind die einzelnen Angebote auch nicht überdimensional lang, sondern bauen aufeinander auf. So können sich Angestellte genau die Wissensspritzen heraussuchen, die sie benötigen und alles andere links liegen lassen.
• Wer sich für eine Personalsoftware entscheidet, muss schon lange nicht mehr die Katze im Sack kaufen. Die meisten Softwareanbieter haben modulare Lösungen im Angebot. Das heißt: Personalverantwortliche können sich exakt die Funktionen zusammenstellen, die sie für ihr Human Ressources Management benötigen. Das macht die IT-Lösung übersichtlicher und einfacher zu bedienen und schont den Geldbeutel.
• Weiterhin kann eine HR Software in verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Im Recruiting können Linienvorgesetzte zum Beispiel innerhalb eines Bewerbermanagementsystems ihre Bewertung zu eingegangenen Bewerbungsunterlagen abgeben. Das erspart so manches Meeting. HR Software ist auch in der Lage, über Schnittstellen mit Systemen zu kommunizieren, die bereits im Haus eingesetzt werden. Zum Beispiel erspart es Fachbereichen und HR viel Abstimmungsarbeit, wenn die Personaleinsatzplanung und Urlaubsplanung miteinander gekoppelt sind. Dann sieht HR sofort, wann ein Urlaub infrage kommt, oder wann der Mitarbeiter vor Ort gebraucht wird.
• Unternehmen, die sich für eine Personalsoftware aus der Cloud entscheiden, haben den Vorteil, dass ihnen unternehmensinterne Daten zu jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung stehen, weil sie aus der Datenwolke heraus mobil abrufbar sind. Das sorgt für eine Effizienz der Prozesse. Zum Beispiel, weil Projekte auch weitergeführt werden, wenn ein Ansprechpartner auf Geschäftsreise ist.
• Kennzahlen auf Knopfdruck: HR Software Lösungen verfügen in der Regel standardmäßig über Reporting- und Controlling-Tools für die verschiedensten Bereiche. So stehen HR-Verantwortlichen Zahlen, Daten und Fakten per Knopfdruck zur Verfügung. Langwieriges rechnen und umständliches Führen komplexer Excel-Listen adé.

So lassen sich die Nachteile einer Personalsoftware umgehen

Trotz aller Vorteile – natürlich gibt es beim Einsatz und der Auswahl einer Personalsoftware auch so manches zu beachten. Ansonsten wenden sich alle potenziellen Pluspunkte schnell in ihr Gegenteil und die HR Software bietet statt Vorteilen nur Nachteile. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Zu hohe Kosten: Eine gute Software kostet, daran gibt es nichts zu rütteln. Damit sich diese Summe aber schnell amortisiert, sollten Anwender darauf achten, wirklich nur Funktionen einzukaufen, die sie benötigen. Das macht ein sehr genaues Lastenheft unumgänglich.
• Ändern sich die Bedürfnisse, lässt sich das auch in der IT abbilden. Moderne HR Software Lösungen haben aufgrund ihrer Modularität den Vorteil, dass sie jederzeit schnell um weitere Funktionen ergänzt werden können.
• Nicht immer tut des die Software von einem Hersteller. Manchmal müssen auch Module von anderen Lösungsanbietern integriert werden. Hier ist die Gefahr von Inkompatibilitäten groß. Das führt zu Doppelarbeiten durch Medienbrüche oder Übertragungsfehler. Umso wichtiger ist es, sich mit den Herstellern auszutauschen, für welche Systeme Schnittstellen existieren oder programmiert werden können. Im Falle von Kompromisslösungen: Finger weg!
• Eine HR Software ist nur so effizient wie ihre Nutzer. Tragen diese die Entscheidung für die Neueinführung nicht mit, werden die Tools nicht in vollem Umfang genutzt und der Effizienzgewinn geht gegen null. Umso wichtiger ist es, die künftigen User von Anfang an bei der Auswahl der Software ins Boot zu holen und die Bedürfnisse zu eruieren, die durch das Tool abgedeckt werden sollen. So weist der Akzeptanzkoeffizient steil nach oben.

Fazit: Richtig eingesetzt, bietet HR Software ein beachtliches Spektrum an Funktionalitäten und Möglichkeiten für ein effizientes Human Ressources Management. Und die Hersteller warten mit immer neuen Funktionen auf, die die Bedürfnisse von HR abdecken. Nicht zuletzt, weil Trends wie die Nutzung von Social-Media-Netzwerken als Recruiting-Kanäle, stetig neue Anforderungen an die Softwareentwicklung stellen.
Wer bei der Auswahl des Anbieters die richtigen Weichen stellt, wird schnell in den Genuss der Vorteile der ausgewählten HR Software kommen. Auch der Blick auf Vergleichsplattformen lohnt, um sich ein Bild zu verschaffen. Dann mal los, oder?