Standortunabhängige HR: Wie die Digitale Personalakte hybrides Arbeiten ermöglicht

Hybrides Arbeiten liegt voll im Trend. Kein Wunder. Schließlich ist es einfach unglaublich praktisch, des Öfteren von zu Hause zu arbeiten: Keine langen Fahrtzeiten oder Staus und auch keine galaktisch hohen Tankrechnungen mehr. Damit bleibt mehr Zeit für private Dinge. Logisch, dass auch HR-Managerinnen und -Manager zunehmend auf den Geschmack des hybriden Arbeitens kommen. Allerdings benötigen Sie dafür eine passgenaue digitale Infrastruktur. In diesem Artikel erfahren Sie, inwiefern insbesondere die Digitale Personalakte eine standortunabhängige HR-Arbeit ermöglicht.

Definition: Was bedeutet hybrides Arbeiten eigentlich?

Hybrides Arbeiten wird oft mit ein oder zwei festen Homeoffice-Tagen in der Woche gleichgesetzt. Doch das trifft nicht ganz den Punkt. Hybrid Work, wie das neue Arbeitsmodell auf Englisch genannt wird, ist mehr: Mitarbeitende können sich völlig frei und flexibel aussuchen, wann und von wo aus sie arbeiten. Das kann sogar soweit gehen, dass so manche Kollegin oder so mancher Kollege über Wochen nicht ins Büro kommt, wenn’s nicht nötig ist. Hauptsache, Berufs- und Privatleben lassen sich bestmöglich unter einen Hut bringen. Genau das ist das Ziel hybrider Arbeit.

Hybrides Arbeiten: Das sind die Vorteile

Das neue Arbeitsmodell vereint viele Vorteile auf sich: Allem voran steigert hybrides Arbeiten die Produktivität von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wie verschiedene Studien belegen. Laut des Reports „Breaking Barriers 2020: How CIOs are Shaping the Future of Work“ sind 83 Prozent der Arbeitnehmenden der Auffassung, dass sie nicht in einem Büro sein müssen, um effektiv ihrem Job nachzugehen. Eine Studie des Stanford Institute for Economic Policy bestätigt das: Arbeitnehmende sind über zehn Prozent produktiver, wenn sie frei entscheiden können, von wo und wann sie arbeiten.

Dieser Produktivitäts-Boost hängt vor allem damit zusammen, dass Mitarbeitende dank Hybrid Work tendenziell eher in den Phasen arbeiten, in denen ihre Motivation und Produktivität am größten sind. Sie gehen ihrem Job nicht nach Stechuhr nach, sondern dann, wenn die Gedanken sprudeln und die Kreativität auf dem Höhepunkt ist. Natürlich müssen bei diesem Arbeitsmodell hier und da auch feste Termine eingehalten werden ‒ Teammeetings zum Beispiel. Weitgehend können sich Arbeitnehmende ihre To do’s aber selbst einteilen.

HR-Management und hybrid Work – ein Gegensatzpaar?

Damit der Produktivitäts-Turbo auch wirklich gezündet werden kann, müssen allerdings verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Zum Beispiel ist die richtige technische Ausstattung das A und O. Mitarbeitende brauchen eine digitale Anbindung an alle Arbeitsmittel und Software-Tools, die sie auch im Büro nutzen. Sonst werden sie durch nicht funktionierende Prozesse ausgebremst. Die gute Nachricht: In vielen Fachabteilungen gehört eine gute technische Grundausstattung längst zum Standard. Die schlechte: Im HR-Bereich sieht’s oft anders aus.

Man wagt es kaum zu sagen, aber viele Unternehmen ‒ besonders aus dem Mittelstand ‒ setzen in ihrer Personalarbeit nach wie vor auf Aktenordner aus Papier oder lokal abgespeicherte Excel-Sheets: Das macht das Thema Hybrid Work für Personalmanager:innen schwierig. Wie soll das Arbeitsmodell funktionieren, wenn sämtliche Informationen unerreichbar im Büro lagern?

Hybrides Arbeiten funktioniert nur mit der richtigen Software

Im Hybrid-Work-Zeitalter stößt papierbasierte Personalarbeit ganz klar an ihre Grenzen. Darum tut ein höherer Digitalisierungsgrad im Personalwesen Not. Es bedarf Systemen, die genau auf die Bedürfnisse von HR-Managerinnen und -Managern abgestimmt sind und mit denen sich die Workflows der Personalarbeit problemlos steuern lassen.

Doch eine solche HR-Software auszusuchen, ist nicht ganz leicht. Denn der HR-Software-Markt ist breit gefächert. Es gibt weit über 160 Anbieter und verschiedenste Systeme. Von A wie Active Sourcing bis Z wie Zeugnismanagement. Hier stellt sich die Frage: Welches Tool sollte zuerst angeschafft werden? Unsere Empfehlung tendiert in Richtung der Digitalen Personalakte – zum Beispiel der von HR-Software-Hersteller HRworks. Sie ersetzt umständliche Papierakten sowie Excel-Sheets und schafft eine grundlegende digitale Basis für moderne Arbeitsweisen.

Standortunabhängiges Arbeiten dank Digitaler Personalakte

Die Digitale Personalakte bereitet nicht nur Papierchaos, Zettelwirtschaft oder undurchsichtigen Ablagesystemen ein Ende. Mit ihr verwalten Sie außerdem all Ihre Daten – dank Hosting in der Cloud – standortunabhängig und haben zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Informationen Ihrer Mitarbeitenden.

Das betrifft unter anderem:

• Bewerbungsunterlagen
• Vertragsdaten
• Kontakt- und Stammdaten
• Aus- und Weiterbildungsunterlagen

Nutzen Sie Employee Self Services

Und noch etwas: Sie können Mitarbeitende sogar in Ihre Prozesse integrieren. Geben Sie Arbeitnehmenden einen Zugang zu ihrer persönlichen Digitalen Personalakte. Auf diese Weise und können sie diese jederzeit ergänzen und aktualisieren. Zum Beispiel, indem sie neue Personaldokumente via Employee Self Service selbst hochladen – auch mobil.

Sie werden sehen! Das entlastet Sie erheblich von vielen Verwaltungsaufgaben. Der entscheidende Vorteil: Sie investieren weniger Zeit, haben als HR-Manager oder HR-Managerin aber jederzeit Zugriff auf aktuelle Dokumente. Egal, wo sie arbeiten. Ein weiterer Service: Sobald ein neues Schriftstück in die Digitale Personalakte hochgeladen wurde, werden Sie automatisch darüber benachrichtigt. So entgeht Ihnen nichts.

Umstieg von Papierakten auf ihr digitales Pendant

Ein weiterer positiver Aspekt, wenn Sie sich für das richtige Tool und den richtigen Anbieter entscheiden: Der Umstieg von der analogen auf eine digitale Personalakte dürfte Ihnen nicht allzu schwerfallen. In dem Tool von HRworks bewahren Sie zum Beispiel personenbezogenen Unterlagen ‒ genauso wie bisher im Büro ‒ in einem Ordnersystem auf. Nur eben in digitalen Ordnern.

Über die Importfunktion von HRworks digitalisieren Sie Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit und schaffen in Ihrer HR-Abteilung die perfekten Voraussetzungen für hybrides Arbeiten. Falls die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden bereits in einer anderen HR-Software vorliegen, ist auch das kein Problem. Sie lassen sich mit wenigen Handgriffen in die Digitale Personalakte von HRworks importieren.

Wie verhält es sich mit dem Datenschutz?

Was außerdem wichtig ist, wenn Sie auf eine Cloudsoftware zurückgreifen: Der Datenschutz. Auch hier müssen Sie sich bei der Digitalen Personalakte von HRworks keinerlei Sorgen machen. Ihre Daten sind sicher!

• Sie werden verschlüsselt übertragen und datenschutzkonform gespeichert.
• Zusätzliche Sicherungsvorkehrungen müssen Sie nicht treffen.
• Außerdem können Sie Informationen, die nicht mehr relevant sind, automatisch löschen.
• Legen Sie dazu einfach einen Zeitraum fest, nach dessen Ablauf Dokumente und Daten gelöscht werden sollen. Den Rest erledigt das Tool.

Und damit die sensiblen personenbezogenen Daten, die Sie innerhalb Ihrer Digitalen Personalakte ablegen und verwalten, nicht in die falschen Hände gelangen, können Sie außerdem mit Hilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts genau festlegen, wer auf welche Bereiche der Digitalen Personalakte Zugriff hat. Unterscheiden Sie zum Beispiel, welche Informationen von Vorgesetzten, Mitarbeitenden und von den Kolleginnen und Kollegen aus dem HR-Bereich abgerufen werden dürfen.

Fazit: Mit den richtigen Tools kann hybrides Arbeiten kommen

Unser Fazit: Alles sieht danach aus, dass hybriden Arbeitsformen die Zukunft gehört. Um den Übergang zu hybrider Arbeit für HR-Teams so nahtlos wie möglich gestalten zu können, sollten Sie Ihr HR-Management digitalisieren. HR-Software-Tools wie die Digitale Personalakte von HRworks bieten viele Vorteile für die hybride Personalarbeit. Angefangen mit zeit- und ortsunabhängigem Arbeiten dank Cloud-Zugang über die Integration von Mitarbeitenden in Workflows mit Employee Self Services bis hin zu einem maximalen Datenschutz.

Übrigens:  HRworks ist eine vollumfängliche HR-Software, die auch die Bereiche Reisekostenabrechnung, Abwesenheiten, Zeiterfassung sowie Lohn- und Gehalt abdeckt. Diese Funktionen sind die ideale Ergänzung zur Digitalen Personalakte.

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Sie wollen Ihre Optionen für ein HR-Software-Upgrade ausloten, um für die neue Arbeitswelt gerüstet zu sein? Dann hilft Ihnen das Team von HR-Software-Vergleich. Wir sind ein unabhängiges Beratungsunternehmen, das HR-Lösungsanbieter miteinander vergleicht und Ihnen die für Sie geeigneten Lösungen vorschlägt. Unser Ziel ist es, die Anschaffung einer HR- Software für Sie so einfach, transparent und kosteneffizient wie möglich zu gestalten. Kontaktieren Sie jederzeit unser Expertenteam – wir freuen uns auf Sie.