Remote-Work im Recruiting & Onboarding: Mit HR Software ein Klacks

Die Arbeit im Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Künftig werden wahrscheinlich viele Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen freistellen, ob sie in den eigenen vier Wänden arbeiten oder im Office. Während der Corona-Krise hat sich schließlich gezeigt, wie gut Remote-Work in vielen Bereichen klappt. Das gilt auch für das Recruiting und Onboarding neuer Arbeitnehmender. Damit HR-Teams allerdings auf Dauer erfolgreich auf Distanz zusammenarbeiten können, ist die passende digitale Infrastruktur die grundlegende Voraussetzung. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine moderne HR Software hier leisten kann.

Was bedeutet Remote-Work? Eine Definition.

Remote-Work könnte mit dem Begriff „Fernarbeit“ übersetzt werden. Das bedeutet nichts anderes, als dass berufliche Aufgaben an jedem beliebigen Ort ausgeführt werden können. Mitarbeiter:innen loggen sich dazu über eine sichere virtuelle Verbindung in das Firmensystem ein und schon kann’s losgehen. Remote Working setzt im Grunde also nur einen Internetanschluss voraus, einen Laptop und selbstredend die richtigen digitalen Programme.
Für ortsunabhängiges Arbeiten im HR-Bereich empfiehlt sich eine spezielle HR Software. Mit den Tools von d.vinci lässt sich zum Beispiel sowohl das Bewerbermanagement als auch das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen ortsunabhängig und flexibel steuern. Die Systeme verfügen über alle dafür notwendigen Funktionen. In ihnen können sich HR-Teams nahtlos austauschen und perfekt miteinander arbeiten. Egal, ob sie sich nun physisch gegenübersitzen oder kilometerweit voneinander entfernt sind.

Remote-Work: Tipps zur guten Zusammenarbeit im Recruiting

Nachfolgend ein paar Beispiele, inwiefern ein modernes Bewerbermanagementsystem flexibles Arbeiten im Recruiting unterstützt:

• Mit dem d.vinci Bewerbermanagement können Fachbereiche zum Beispiel die Anforderungen an ihre neuen Mitarbeitenden digital an die Personalabteilung übergeben und auch Rückfragen und Anmerkungen managen.
• Mit wenigen Klicks erstellen Personalverantwortliche Stellenausschreibungen und veröffentlichen diese auf Jobplattformen und auf Ihrer Website – egal, wo Sie sich gerade befinden.
• Das d.vinci Bewerbermanagement ermöglicht Talenten unkomplizierte digitale Bewerbungsmöglichkeiten.
• Alle Informationen einer Bewerbung erscheinen in der digitalen Bewerbendenakte, auf die das Recruiting-Team ortsunabhängig zugreifen kann.
• Von hier aus bearbeiten Sie und Ihre Kolleg:innen alle Bewerbungen einheitlich.
• Automatische Erinnerungen helfen allen Beteiligten, wichtige Fristen einzuhalten, anstehende To-Dos rechtzeitig zu erledigen. So gerät nichts in Vergessenheit und eine positive Candidate Experience ist Programm.
• Auch die Anbindung eines digitalen und automatisierten Assessment Centers ist kein Problem. Überprüfen Sie die Kenntnisse von bestimmten Zielgruppen auf diese Weise direkt nach dem Bewerbungseingang. So erhalten Sie einen fundierten Eindruck über die Kompetenzen und Fähigkeiten eines Talents.

Remote arbeiten funktioniert auch beim Vorstellungsgespräch

Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ist übrigens auch dann möglich, wenn es um das Führen von Jobinterviews geht. Das war lange Zeit nicht denkbar, aber das Bewerbermanagementsystem von d.vinci stellt problemlos den direkten digitalen Draht zu Kandidatinnen und Kandidaten her.
Dazu wurde unlängst Microsoft Teams in das Tool integriert. Damit nimmt der Hamburger Recruiting-Experte übrigens eine absolute Vorreiterrolle ein: Als erster Anbieter hat das Unternehmen im vergangenen Jahr Recruiting-Teams auf diese Weise die datenschutzkonforme Organisation digitaler Bewerbungsgespräche erleichtert.

Integration von Microsoft Teams: d.vinci leistet Pionierarbeit

„Die Idee, Microsoft Teams in das d.vinci Bewerbermanagement einzubinden, stammt von einem Kunden“, sagt Martin Rozmus, Produktmanager bei d.vinci. „Der Kunde hat diesen Vorschlag in unserem Nutzerforum gemacht und damit großen Anklang gefunden.“ Geschäftsführer Tobias Tiedgen ergänzt: „Der Nutzervorschlag sowie persönliche Gespräche haben uns bewiesen, wie sehr unseren Kunden das Thema auf den Nägeln brennt.“
Von der Idee bis zum fertigen Konzept vergingen gerade einmal acht Wochen. Seitdem lassen sich Einladungen zu Microsoft Teams Terminen über das d.vinci Bewerbermanagement unkompliziert und zeitsparend mit nur einem Klick verschicken. Anwenderunternehmen benötigen allerdings eine Microsoft-365-Lizenz, um die Remote-Work Funktion nutzen zu können.

Vorteile eines digitalen Videointerviews mit Talenten

Anwenderunternehmen profitieren damit von den vielen Vorteilen, die mit einem Videointerview einhergehen:

• Arbeitgebermarke: Arbeitgeber stärken mit einem professionell organisierten Videointerview ihre Arbeitgebermarke oder Employer Brand – immerhin zeigen sie mit dem Einsatz modernster Technik, dass sie technisch absolut up to date sind.
• Zeitersparnis: Kandidat:innen müssen für ein Video-Vorstellungsgespräch keine Anreise in Kauf nehmen, was für sie vor allem dann komfortabel ist, wenn sie viele Kilometer auf sich nehmen müssen.
• Vorauswahlverfahren erleichtern: Mit Videointerviews verschaffen sich Personaler:innen leichter einen guten und schnellen Überblick, wenn viele Kandidat:innen für eine Stelle infrage kommen. Die wirklich passenden Kandidat:innen werden im zweiten Schritt zum persönlichen Gespräch vor Ort eingeladen.
• Mehr Authentizität: Auch wenn Online-Gespräche am Anfang eher recht ungewohnt sind, trägt die gewohnte private Umgebung, in der ein Video-Interview geführt wird, dazu bei, den Bewerbenden authentischer zu erleben.

Remote Work: Tipps zur guten Zusammenarbeit im Onboarding

Aber wie geht es dann nach einem virtuellen Interview weiter? Ist in der anschließenden Onboarding-Phase Schluss mit den Annehmlichkeiten von Remote-Work? Keineswegs! Ist die Entscheidung für einen Bewerbenden gefallen und der Arbeitsvertrag unterzeichnet, unterstützt Lösungsanbieter d.vinci HR-Manager:innen auch in der Einarbeitungs-Phase mit verschiedenen Remote-Work Funktionen.
Eine Besonderheit: Mit dem d.vinci Onboarding lässt sich sogar die Zeit zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag sinnvoll in den Onboarding-Prozess integrieren. Das ist ungemein wichtig, denn oft hören angehende Mitarbeiter:innen in dieser so genannten Preboarding-Phase nichts mehr von einem Arbeitgeber, was das schale Gefühl nährt, vergessen worden zu sein. Manche Kandidat:innen springen deswegen sogar wieder ab.

Preboarding: Mitarbeiterportal ermöglicht Blick hinter die Kulissen

Abhilfe schafft das d.vinci Onboarding. Das Prinzip: Der neue Kollege oder die neue Kollegin erhält sofort einen Remote-Zugriff zu dem Mitarbeiterportal von d.vinci und hat damit Zugang zu wichtigen Informationen aus dem Unternehmen. Der Mitarbeitende kann sich während der Preboarding-Phase in dem Tool zum Beispiel einen Überblick über die Werte und Visionen des Unternehmens verschaffen oder sich über Benefits, Mitarbeiterregelungen, anstehende Termine und die Kultur informieren.
Durch diesen Blick hinter die Kulissen entsteht nicht nur eine tiefere Bindung zu dem Arbeitgeber. Er erleichtert dem New Hire auch den Start im Unternehmen. Denn das Talent weiß an seinem ersten Arbeitstag bereits bestens über verschiedene Gepflogenheiten bei dem Arbeitgeber Bescheid. Und vor allen Dingen entsteht von Anfang an das Gefühl: „Man kümmert sich um mich, hier bin ich wirklich willkommen.“

Nach dem Preboarding kommt das Onboarding

Auch der weitere Onboarding-Prozess verläuft mit dem Tool von d.vinci nahtlos. Egal, ob vor Ort oder remote. Planen Sie die Einarbeitungsphase in allen Einzelheiten und teilen diesen Zeitplan mit wenigen Klicks mit dem neuen Kolleg:innen. Laden Sie außerdem alle relevanten Dokumente, die ein Talent in den ersten Wochen im Unternehmen braucht, in das Mitarbeiterportal hoch.
Über das Mitarbeiterportal versenden Sie auch alle Termine zur Einarbeitung und laden den neuen Kollegen oder die neue Kollegin sowie die Teammitglieder, die das Talent in der Onboarding-Phase schulen, dazu ein. Die Beteiligten können je nach Situation entscheiden, ob ein anberaumtes Meeting online oder vor Ort stattfinden soll. Für Meetings, die remote stattfinden, können sich die Kolleg:innen innerhalb d.vinci wiederum sehr unkompliziert über Microsoft Teams vernetzen, um dem neuen Mitarbeitenden das eigene Unternehmen und die eigenen Produkte näher zu bringen oder das Team sowie seinen Arbeitsplatz vorzustellen.

Fazit

Flexibles Arbeiten oder Remote-Work ist nicht mehr aus den Unternehmen wegzudenken. Damit flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten in den Unternehmen gut funktioniert, braucht es allerdings die richtige technische Infrastruktur, die genau auf die Bedürfnisse einer Fachabteilung abgestimmt sein sollte. Dann funktioniert im virtuellen Raum alles reibungslos.
Für HR-Manager:innen empfiehlt sich für die Bereiche des Recruitings und Onboardings eine Software, die Remote-Work gezielt unterstützt – von der Abstimmung im Recruiting-Team bis hin zum perfekten Einarbeitungserlebnis eines neuen Kollegen oder einer neuen Kollegin. Alle Beteiligten haben in dem Tool jederzeit Zugriff auf relevante Daten und auch der direkte Austausch bleibt dank modernster Technik nicht auf der Strecke. Mit den Funktionen von d.vinci können Anwender:innen aus dem HR-Bereich definitiv den Schritt ins Remote-Work Zeitalter wagen.
Sie fragen sich, ob das Bewerbermangementsystem oder das Onboarding von d.vinci auch für Ihr Unternehmen perfekt geeignet ist? Unsere Experten beraten Sie jederzeit gerne – unabhängig und kompetent. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.