Die besten Onboarding-Tools: So funktionieren sie | HR-Software-Vergleich | Das unabhängige Vergleichsportal für die Personalwirtschaft

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Die besten Onboarding-Tools: So funktionieren sie

Die besten Onboarding-Tools: So funktionieren sie

Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding. Onboarding-Tools können neuen Mitarbeitern den Einstieg in einen neuen Job erheblich leichter machen. Allerdings müssen sie dafür passgenau ausgewählt sein. Was dabei zu beachten ist.

Bewerbermanagement und Onboarding: HR braucht mehr digitale Unterstützung

Laut der großen HR-Software Vergleichsstudie wünschen sich Unternehmen mehr digitale Unterstützung im Bereich Bewerbermanagement. 84 Prozent der Befragten sehnen sich nach einer performante HR Software, die sie zum Beispiel im Onboarding unterstützt. Zwar geben 69 Prozent der befragten Personaler an, dass sie bereits über ein Bewerbermanagement-System verfügen. Zufrieden sind sie damit aber ganz offensichtlich nicht. Die Wechselwilligkeit ist entsprechend hoch.

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Das kommt nicht von ungefähr. Denn die richtige HR Software auszuwählen, ist bedeutend schwerer, als mancher Recruiter zunächst anzunehmen vermag und kann schnell schiefgehen. Das liegt mitunter daran, dass der HR Software Markt stets in Bewegung ist: Markteintritte finden in atemberaubendem Tempo statt. Jahr für Jahr bringen Startups neue Apps oder Cloud-Lösungen an den Markt.

HR Software Markt: Immer in Bewegung

Hinzu kommt, dass die Features der Softwareangebote untereinander kaum vergleichbar sind, da die Funktionsumfänge der einzelnen Lösungen massiv variieren, Anbieter keine transparente Übersicht zur Verfügung stellen und oft kursiert ein- und dasselbe Feature unter verschiedenen Bezeichnungen.

Wer in diesem zerklüftetem Markt konkret nach einem Onboarding-Tool für sein Unternehmen sucht, sollte so strukturiert wie möglich vorgehen und zuerst einen Anforderungskatalog an das System definieren.

Die komplexe Suche nach dem perfekten Onboarding-Tool

Die wichtigsten Fragen für eine umfassende Bestandsaufnahme sind:

  • Welche Aufgaben kosten im Onboarding am meisten Zeit und sind automatisierbar?
  • Welche Prozesse und Teilschritte sollen im HR-System zwingend abgebildet werden?
  • Welche Prozesse und Teilschritte müssen im HR-System nur optional abgebildet werden?

Sind die SOLL-Anforderungen definiert, geht es an die Sondierung:

  • Welche HR Software Hersteller bieten Onboarding-Tools an?
  • Entspricht der Umfang der Funktionen den definierten SOLL-Anforderungen?

Vergleichsportale bieten Hilfe

Dennoch kann es bei aller Strukturiertheit mühsam sein, sich alleine auf die Suche nach den entsprechenden Antworten zu machen. Hier helfen einschlägige Vergleichsportale mit ihrem Online-Angebot, sich einen Überblick über die verschiedenen Anbieter zu verschaffen. Sie beinhalten ausführliche Produktbeschreibungen verschiedener Onboarding-Tools. Das erleichtert den Vergleich immens.

Auf Wunsch erfolgt auch eine telefonische Beratung. Diese wird sich in großen Teilen um die Funktionsbandbreite von Onboarding-Tools drehen, aber auch Aspekte wie Support, DSGVO-Konformität und Preismodell des Anbieters nicht außen vor lassen.

Onboarding-Tools: Die Funktionen im Überblick

Was die Funktionsbandbreite angeht, mit der Onboarding-Tools aufwarten, gibt es viele Möglichkeiten. Der nachfolgende Überblick zeigt, was moderne Onboarding-Tools alles können:

  • Begrüßungsportal: Der Mitarbeiter erhält bereits vor Arbeitseintritt einen Link zu dem Onboarding-Tool seines Arbeitgebers. Über diesen gelangt er zu einer Willkommensseite, auf der er sich erste Informationen abholen kann, die für die ersten Arbeitstage relevant sind. Zum Beispiel stellen sich Teammitglieder mit Bild und Kurzprofil vor, so kann der neue Mitarbeiter direkt feststellen, wo Gemeinsamkeiten bestehen. Das erleichtert den Einstieg in den Kollegenkreis.
  • Des Weiteren kann die Willkommensseite in dem Onboarding-Tool einen Überblick über die Unternehmenskultur und die Werte des Arbeitgebers beinhalten und wichtige Dokumente, die für den ersten Arbeitstag benötigt werden, zum Download zu Verfügung stellen.
  • Letzte können auch nochmal per Mail versandt werden.
  • Personalverantwortliche können derweil in dem Onboarding-Tool einen individuellen Onboarding-Prozess für den neuen Mitarbeiter mit einem Zeitplan, den wichtigsten Ansprechpartnern und den wichtigsten Terminen ausarbeiten.
  • Per Erinnerungsfunktion wird das Talent dann an jeden Termin oder jedes To Do erinnert – so läuft das Onboarding strukturiert ab und nichts gerät in Vergessenheit.
  • Natürlich erinnert ein gutes Onboarding-Tool auch Vorgesetzte und Kollegen automatisch an deren offene Onboarding-Aufgaben.
  • Über eine integrierte Feedback-Funktion können Linienvorgesetzte oder Personalverantwortliche kurze Fragen an ihre neuen Mitarbeiter stellen. Die Antworten lassen sich automatisch auswerten. Mögliche Probleme sollen damit frühzeitig aufgedeckt werden, um sie dann schnell aus dem Weg räumen zu können.
  • Über seinen persönlichen Login kann der Mitarbeiter seine Stammdaten selbst in das Onboarding-Tool einpflegen und diese verwalten. Dieser Self Service entlastet HR und vermeidet Fehler. Wer kennt seine Daten schließlich besser als das Talent selbst?
  • Der Mitarbeiter kann jederzeit Änderungen vornehmen und so sicherstellen, dass seine Daten immer auf dem neuesten Stand sind.
  • An Tag eins versendet das Onboarding-Tool auf Wunsch eine automatische E-Mail vom Geschäftsführer an die gesamte Belegschaft, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen und vorzustellen. Das erleichtert das gegenseitige Kennenlernen immens, weil beide Seiten schon mehr übereinander wissen als nur den Namen.

Die Vorteile von Onboarding-Apps

Immer mehr Unternehmen setzen übrigens auf Onboarding-Apps, um neue Mitarbeiter durch die Einarbeitungsphase zu begleiten. Diese sind sozusagen die Verlängerung des Onboarding-Tools für das Smartphone. Inhalte und Informationen können auf diese Weise nicht nur auf dem Desktop, sondern auch ganz bequem via Handy abgerufen werden.

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Das ist mit folgenden Vorteilen verbunden:

  • Mobilität und Flexibilität
  • Eine App lässt sich optimal in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter einbauen.
  • Kommunikation findet auch dann statt, wenn der Mitarbeiter sich nicht am Schreibtisch befindet.
  • Unsicherheiten, die in der Anfangsphase häufig vorkommen, können schnell abgefangen werden.
  • Integration von spielerischem Lernen: Unternehmen können zum Beispiel Quizzes einbauen. So findet sich der neue Mitarbeiter schneller zurecht.

 

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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