Outsourcing: Definition, Methoden, Vorgehensweisen, Beispiele

Zu deutsch heißt Outsourcing: Teile der eigenen Geschäftsprozesse werden an einen externen und hochspezialisierten Dienstleister ausgelagert. Aber wie funktioniert Outsourcing genau? Welche Vor- und Nachteile hat es? Gibt es Businessbereiche, die auch im Human Ressource Management ausgelagert werden können? Die Payroll zum Beispiel? Das erfahren Sie in diesem Artikel – und noch viel mehr.

Outsourcing: Definition und Begriffserklärung

Outsourcing war lange Zeit eher ein Thema, das in der Industrie eine gewichtige Rolle spielte. Hier übernehmen Zulieferbetriebe schon seit Jahrzehnten große Teile der Fertigung und arbeiten großen Produzenten zu.
Dabei ist Outsourcing längst nicht mehr auf bestimmte Industrie- oder Wirtschaftsbereiche und schon gar nicht auf die Fertigung begrenzt. Inzwischen kommt das Thema Outsourcing -wie wir gleich noch sehen werden – auch immer stärker im Human Resources Management an.

Outsourcing: Die Vorteile

Insgesamt ist die Bedeutung des Outsourcings in allen Bereichen in den letzten Jahren massiv gestiegen. Denn das Auslagern von Geschäftsprozessen vereint grundsätzlich viele Vorteile auf sich:

• Da outgesourcte Prozesse von qualifizierten Dienstleistern übernommen werden, reduzieren sich die Kosten für den jeweiligen Geschäftsbereich: Die Dienstleister sind in der Regel auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert und kommen meist schneller zum gewünschten Ergebnis.
• Der outsourcende Betrieb muss außerdem nicht die Infrastruktur zur Verfügung stellen, die zum Erbringen der Leistung notwendig ist, was für diesen ebenfalls kostenschonend ist.
• Und: Der outsourcende Betrieb kann sich voll und ganz auf seine eigenen Kernaktivitäten und Kernkompetenzen konzentrieren, wodurch weitere Kostenvorteile realisiert werden können.
• Im Optimalfall verbessert sich durch Outsourcing die Effizienz, die Servicequalität und die eigene Marktpositionierung.

Outsourcing: Die Nachteile

 Outsourcing kann aber auch mit gewissen Nachteilen verbunden sein:

• Der Kommunikationsbedarf erhöht sich – Auftraggeber und externer Dienstleister stehen vor allem zu Beginn einer Partnerschaft in permanentem Austausch, um Anforderungen, Kundenbedürfnisse und Wünsche zu klären.
• Betriebe geben mit der Auslagerung von Geschäftsprozesse einen Teil ihrer Verantwortung ab und haben keine dedizierte Kontrolle über die jeweiligen Bereiche mehr.
• Das setzt gerade bei geschäftskritischen Bereichen großes Vertrauen voraus.
• Wer Teilbereiche seines Business outsourct, begibt sich in eine gewisse Abhängigkeit von dem jeweiligen Dienstleister.
• Der Dienstleister erhält als externe dritte Partei unter Umständen Einblick in vertrauliche Geschäftsabläufe.

Outsourcing-Studie belegt steigenden Bedarf

Unterm Strich überwiegen aber ganz offenkundig die Vorteile des Oustsourcings. Nach dem Abwägen aller Pros und Contras in puncto Outsourcing, kommen die meisten Unternehmen laut einer Outsourcing-Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts nämlich zu dem Schluss: Outsourcing lohnt sich.
Unternehmen schätzen am Outsourcing vor allem die folgenden Punkte:

• Eine höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
• Eine bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
• Ein Plus an Agilität (18,6 Prozent)
• Ein Zugewinn an personeller Flexibilität (17,5 Prozent)

Outsourcing als Trend im Human Resource Management

Insbesondere im HR-Management ist zu beobachten, dass das Thema Outsourcing an Fahrt aufnimmt. Kein Wunder! In Zeiten, in denen sich durch die Corona-Pandemie Arbeitsweisen und -prozesse im Eiltempo verändern, muss hier stärker denn je strategisch gedacht und agiert werden.
Personalverantwortliche brauchen also die nötige Zeit, sich beispielsweise um die Weiterentwicklung ihrer Organisation zu kümmern und strategische Weichen zu stellen, statt zeitraubende, wiederkehrende Prozesse zu steuern. Umso lieber werden diese Routineprozesse an externe Dienstleister abgegeben.
Zu den Bereichen, die HR an externe und hochspezialisierte Dienstleister outsourcen kann, gehören ganz konkret:

• Das Bewerbermanagement
• Das Recruiting
• Das Talentmanagement
• Die Lohnabrechnung
• Die Personalverwaltung
• Die Personalkostenplanung
• Die Zeiterfassung

Outsourcing Beispiele: Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?

Kommen wir nach den theoretischen Vorüberlegungen nun zur Praxis. Wie funktioniert Outsourcing konkret? Das möchten wir Ihnen an zwei Beispielen aus völlig unterschiedlichen HR-Bereichen beschreiben:

• Outsourcing der Payroll
• Outsourcing bestimmter Bereiche des Bewerbermanagements

Beispiel Nummer eins: Outsourcing der Payroll

Immer beliebter im HR-Management wird das Outsourcing von Payroll-Angelegenheiten, die allgemeinhin extrem zeitaufwändig sind. Zu den Dienstleistern, die HR-Manager bei der Gehaltsabrechnung unterstützen, gehört zum Beispiel HR Software Hersteller SD Worx.
Wer sich entscheidet, die eigenen Payroll-Angelegenheiten an den Dienstleister outzusourcen, wird Teil des folgenden Prozesses: SD Worx unterstützt Unternehmen unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben bei der Erfassung und Bearbeitung von Daten und Belegen. Der Dienstleister führt auch die gesamte Abrechnung mit allen notwendigen Kontrollen und Meldungen an Behörden und Ämter durch. Im Ergebnis können Sie darauf vertrauen, das Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen fristgerecht und gesetzeskonform ablaufen. Auch die Abwicklung einer gesetzlichen Betriebsprüfunggehört auf Wunsch zu den Payroll-Dienstleisungen von SD Worx.

Welche Leistungen umfasst das Outsourcing der Payroll?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung von SD Worxs ist datenschutzkonform und TSG-zertifiziert. Eine TSGI-Zertifizierungermöglicht automatisierte Meldungen an Ämter sowie andere Institutionen, beschleunigt und vereinfacht somit den gesamten Meldeprozess.
Bei allen fachlichen Fragen können sich Unternehmen jederzeit an ihren festen Ansprechpartner bei SD Worx wenden. Er verfügt über intensives Branchenwissen und steht jederzeit mit Rat und Tat zur Stelle.
Eine weitere Besonderheit des Payroll Outsourcings mit SD Worx: Unternehmen, die Mitarbeitende im Auslandbeschäftigen, sind bei SD Worx ebenso gut aufgehoben wie jene mit einem national ansässigen Mitarbeiterstamm. Die Experten von SD Worx kennen sich in der Lohn & Gehaltsabrechnung mit den Besonderheiten anderer Länder aus und wenden die geltenden Regeln, Vorschriften und Gesetze zuverlässig an. Als erfahrener internationaler Dienstleister mit Niederlassungen in zwölf Ländern sind derartige Besonderheiten für SD Worx kein Problem. Ihr Vorteil: Sie konzentrieren sich ganz auf Ihr Kerngeschäft und haben mehr Zeit für strategische HR-Themen!

Welche Vorteile gehen mit dem Outsourcing der Payroll einher?

Wer sich für das Outsourcing seiner Payroll-Prozesse entscheidet, profitiert aufgrund des hohen Spezialisierungsgrades eines externen Payroll-Serviceanbieters wie SD Worx von diesen Vorzügen:

• Garantierte Rechtssicherheit in speziellen Situationen wie Kurzarbeit.
• Fortlaufend professionelle Betreuung auf höchstem Niveau.
• Verzögerungen durch Krankheit oder Urlaub festangestellter Mitarbeiter im Haus kommen nicht vor.

Beispiel Nummer zwei: Outsourcing bestimmter Bereiche des Bewerbermanagements

Ein weiterer Bereich im HR-Management, der ebenfalls häufig an externe Dienstleister übertragen wird, ist ein Teilbereich des Recruitings: Das Multiposting oder die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen auf Jobbörsen. Der Hintergrund: In den letzten Jahren ist das Angebot an Jobbörsen geradezu explodiert. Allein im deutschsprachigen Raum stehen über 1.000 Jobbörsen zur Auswahl – vielfach mit völlig unterschiedlichem Fokus.
Einige haben sich auf bestimmte Branchen, Zielgruppen oder Regionen spezialisiert. Andere verstehen sich als Sammelbecken für alle Berufsgruppen und Qualifikationen. Wer auf den richtigen Jobbörsen als Arbeitgeber von Kandidaten wahrgenommen werden will, sollte seine Stellenanzeige per Multiposting zielgerichtet auf den richtigen Portalen platzieren und nicht nach dem Gießkannenprinzip vorgehen.

Welche Vorteile gehen mit dem Outsourcing des Mulitpostings einher?

In der Praxis setzt Multiposting allerdings viel Fingerspitzengefühl voraus. Die Kunst besteht darin, aus dem vorhandenen Pool an Jobbörsen für jede Kampagne genau den richtigen Mix an Jobportalen auszuwählen. Auch hierbei können sich Arbeitgeber auf die Unterstützung erfahrener externer Multiposting-Anbieter wie Stellenpakete.de verlassen.
Multiposting-Agenturen haben einen genauen Überblick darüber, welche Zielgruppen sich bei welchem Jobportal aufhalten, stellen für Arbeitgeber den perfekten Mix zusammen und posten dessen Stellenanzeigen zeitgleich in den richtigen Portalen.
Es bringt also entscheidende Vorteile, wenn Personalmanager das Multiposting von Stellenanzeigen outsourcen:

• Die Geschwindigkeit steigt: Stellenanzeigen werden nicht manuell auf den einzelnen Portalen geschaltet, sondern per Schnittstellentechnologie auf vielen Portalen gleichzeitig. Stellenanzeigen werden also schneller sichtbar.
• Der Preis sinkt: Mulitposting-Anbieter verfügen über Sonderkonditionen, die sie mit den einzelnen Jobportalen ausgehandelt haben. Das macht die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen für Arbeitgeber zu einer erschwinglicheren Sache.
• Gestaltung und Layout sind perfekt: Auch bei der inhaltlichen Gestaltung und dem Design einer Stellenanzeige unterstützt der Multiposting-Anbieter.
• Die Auffindbarkeit steigt: Eine Multipositing-Agentur achtet auf eine professionelle, suchmaschinengerechte Texterstellung und Verschlagwortung der Stellenanzeige, sodass diese auch über Google perfekt gefunden werden kann.

Fazit: Warum Outsourcing im HR-Management Sinn macht

Wir haben gesehen: In den verschiedenen Bereichen des HR-Managements profitieren Personalverantwortliche spürbar vom Outsourcing bestimmter Prozesse. Meist werden zeitintensive repetitive Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, während sich HR-Manager eines Unternehmens stärker auf ihr strategisches Kerngeschäft konzentrieren und hier eine bessere Performance erzielen können. Dank des Wegfalls zeitintensiver Aufgaben hat HR endlich die Hände frei, um sich um die Themen zu kümmern, die aktuell brennend bearbeitet werden müssen. Für so manchen HR-Manager lautet daher das Motto: „Outsourcing? Lieber gestern als morgen.“