Talent Management Software: Worauf Sie achten sollten

Worum geht es beim Talent Management? Es geht um das Finden und langfristige Binden von Talenten. Dabei kann eine Talent Management Software erheblich unterstützen. Doch die Anzahl der Anbieter ist groß. Worauf bei der Auswahl des passenden Tools zu achten ist.
Talent Management gilt als Leitaufgabe im Personal Management: Im entscheidenden Moment den richtigen Kandidaten zu finden und ihn langfristig binden. Das ist die Kür im Human Resources Management. Wie kann das gelingen? Zum Beispiel, indem man ihnen gezielt fördert und ihm Karrieremöglichkeiten anbietet. Aber wie lässt sich bei dieser komplexen Aufgabe ein schneller und reibungsloser Ablauf sicherstellen?

Was ist Talent Management?

Zumal die Personalbeschaffung derzeit ohnehin aufgrund von Faktoren wie dem demographischen Wandel und Fachkräftemangel zunehmend komplexer und langwieriger von der Hand geht. Da ist es nicht leicht, den Überblick zu bewahren. Ähnliches gilt für all die weiteren Aspekte, die unter dem Begriff Talent Management fallen:

• Talentbindung
• Talentförderung
• Talententwicklung
• Administrative Prozesse

Die gute Nachricht: Bei all diesen Prozessen kann eine HR Software erheblich unterstützen. Sie sorgt zum Beispiel für schlanke Prozesse, erinnert HR an wichtige Aufgaben und erleichtert die Abstimmung mit dem Talent und dessen Linien-Vorgesetzten.
Folgende Hersteller bieten in diesem Bereich beispielsweise vielversprechende Lösungen:

• Haufe-Umantis
• rexx systems
• Connexys
• HR4you
• SopraHR

Talent Management Software: Darauf kommt es an

Aber was sollte eine HR Software mitbringen, damit ein Unternehmen den größtmöglichen Nutzen davon trägt? Es mag nur ein kleiner Punkt sein, aber dessen Wichtigkeit sollte nicht unterschätzt werden: die intuitive Bedienbarkeit. D.h. alle Funktionen der HR Software sollten auch für den nicht geschulten Anwender auf Anhieb nachvollziehbar sein.
Das ist besonders wichtig, denn dann entfallen langwierige Schulungen, verbunden mit einer mühsamen Einarbeitungsphase. Positiv: Viele HR Software Hersteller bieten potentiellen Kunden zeitlich begrenzte Demo-Zugänge zum Testen an. Auf diese Weise lässt sich herausfinden, ob die Software zum Anwender passt oder nicht. Jeder hat hier andere Vorlieben.

Talent Management Software: Die Funktionen

Insbesondere für kleinere und mittelständische Player ist es außerdem von Vorteil, wenn ein Software Hersteller seine Tools in modularer Form anbietet. Dann müssen nicht alle Funktionen im Komplettpaket eingekauft, sondern können individuell zusammengestellt werden, was im Ergebnis zu einem schlankeren Preis führt. So sind hochspezialisierte Tools auch für kleinere Unternehmen für den schmalen Euro erhältlich.
Außerdem lassen sich auf diese Weise Insellösungen vermeiden, bei denen Tools unterschiedlicher Hersteller miteinander interagieren, ohne kompatibel zu sein. Hierbei kommt es nicht nur zu Medienbrüchen, sondern können Informationen im schlimmsten Fall verloren gehen.

Talent Management Software: Die Karriereseite

Kommen wir aber nun zum Funktionsumfang. Eine HR Software sollte alle Prozesse des Talent Managements im Unternehmen abbilden. Das beginnt mit der Karriereseite: Eine Karriereseite sollte über eine Schnittstelle in den bestehenden Unternehmensauftritt integrierbar sein.
Wichtig ist auch, dass die Karriereseite auf das Corporate Design der Unternehmensseite anpassbar ist – der Einheitlichkeit halber. Und responsives Design sollte auch nicht fehlen, so dass die Karriereseite auch auf mobilen Geräten abrufbar ist.
Der Bewerber sollte auf der Karriereseite alle wissenswerten Informationen über den Arbeitgeber finden:

• Werte, die im im Unternehmen gelebt werden
• Firmenkultur
• Teamgefüge
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?
• Wie verläuft der Bewerbungsprozess?

Der Bewerber sollte sich außerdem mit wenigen Klicks einen Überblick über ausgeschriebenen Vakanzen verschaffen können. Auch sollte die Möglichkeit bestehen, sich direkt über die Seite zu bewerben. Entweder über die Möglichkeit zur One Click Bewerbung oder ein Bewerbungsformular.
Manche Unternehmen bieten als zusätzlichen Service Talent Communities auf ihrer Karrierehomepage an, über die ein Talent mit dem künftigen Linienvorgesetzten chatten kann. Eine gut ausgestaltete Talent Management Software bildet auch das ab.

Talent Management Software: Stellenanzeigen und Vorauswahl

Noch ein Wort zu den Stellenanzeigen: Ein Talent Management System sollte frei gestaltbare Templates für Stellenanzeigen vorhalten, die darauf ausgelegt sind, Interesse bei den Bewerbern zu wecken. Zum Beispiel, indem sich künftige Arbeitskollegen hier persönlich vorstellen können oder Bilder und Videos eingebunden werden können. Das schafft eine erste emotionale Basis und sorgt dafür, dass Arbeitgeber und Bewerber enger zusammenrücken. Alle Templates sollten individuell an das CI eines Unternehmens angepasst werden können.
Die sozialen Netzwerke bieten einem Unternehmen den Zugang zu Millionen von potentiellen Kontakten. Freie Stellen sollten daher nicht nur per Multiposting auf relevanten Jobbörsen, sondern auch auf den sozialen Netzwerken veröffentlicht werden können.
Auch bei der Vorauswahl vielversprechender Kandidaten kann Talent Management Software unterstützen. Matching nennt sich das, wenn ein Tool Bewerbungseingänge automatisch nach Eignung vorsortiert. Grundlage für diese Vorselektion sind das Profil der ausgeschriebenen Stelle und individuelle festgelegte Beurteilungskriterien.

Zum Talent Management gehört auch das Bewerber Management

Geht eine Bewerbung ein, sollte der zuständige Personaler vom System, umgehend benachrichtigt werden. Im Optimalfall ist das System webbasiert und somit mobil abrufbar. Dann kann der Recruiter die eingegangenen Bewerbungsunterlagen auch über Smartphone oder Tablet jederzeit abrufen und direkt über individualisierbare E-Mail-Vorlagen antworten.

Ein Liniencockpit sollte den Austausch zwischen Personalverantwortlichen und Führungskräften steuern. Der zuständige Vorgesetzte wird hierüber über jede Statusänderung im Bewerbungsprozess informiert und kann diese jederzeit im Kandidatenprofil abrufen.
Sämtliche Termine, Unterlagen und Beurteilungen der Kandidaten stehen über das Cockpit allen am Bewerbungsprozess beteiligten Personen zur Verfügung. Eine Erinnerungsfunktion sollte dafür sorgen, dass alle Prozessschritte eingehalten und rechtzeitig bearbeitet werden. Denn nichts schätzen Bewerber mehr, als Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess.

Reporting ist das A und O

Mit einem Reporting-Tool lassen sich alle wichtigen Prozesskennzahlen erfassen und die Qualität der Bewerber beurteilen. Auch eine Analyse der effektivsten Ausschreibungskanäle und Bewerber-Quellen ist möglich.
Stichwort: Mitarbeiterförderung. Nur mit Mitarbeitern, die stets auf Höhe der Zeit sind, können Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Software kann dabei helfen, notwendige Entwicklungs- und Bildungsmaßnahmen zu erkennen und die richtigen nächsten Schritte abzuleiten:

• Kompetenzmanager: Über eine Eingabemaske können Mitarbeiter eintragen, über welche Kenntnisse und Erfahrungen sie in einem bestimmten Bereich verfügen. So entsteht für HR Verantwortliche und Vorgesetzte ein Überblick über sämtliche Kompetenzbereiche, die im Unternehmen zur Verfügung stehen. Sind spezifische und wichtige Qualifikationen nicht vertreten, können die Mitarbeiter entsprechend geschult werden.
• Ist- und Sollzustand überprüfen: HR sollte mit der Software Sollprofile erstellen können, um diese mit den bestehenden Kompetenzprofilen abzugleichen. Hieraus kann zum Beispiel abgeleitet werden, ob eine Vakanz von einem bestehenden Mitarbeiter abgedeckt werden kann oder er zu dem Kompetenzprofil hin entwickelt werden kann. Diese Evaluierung taugt auch als Grundlage für Beurteilungs- und Entwicklungsgespräche.
• Talentpool: In einem Talentpool können Anforderungen für aktuelle Projekte oder Entwicklungsmaßnahmen zum Aufbau in Zukunft benötigter Fähigkeiten ausgeschriebenen werden.

Lernmanagement und Zielvereinbarung

Auch das Thema Lernmanagement ist entscheidend für ein gelingendes Talent Management. Sind Kompetenzbereiche ausgemacht, die intern weiter entwickelt werden sollen, muss das entsprechende Weiterbildungsangebot schnell ausgemacht werden können. Hierfür bieten sich folgende Funktionen an:

• Internes Veranstaltungsmanagement: Interne Weiterbildungsangebote können mit einem Tool gestaltet und designt werden. Das soll bei der “Vermarktung” hauseigener Kurse unterstützen.
• Externes Verwaltungsmanagement: Neben internen Weiterbildungsangeboten können auch externe Kurse in der Übersicht der zu Verfügung stehenden Kurse und Angebote angezeigt werden.
• Lerngruppen: Mitarbeiter können sich über ein Tool zu Lerngruppen zusammenschließen und sich hierüber austauschen.

Zielvereinbarungen sind bei einem modernen Talent Management unerlässlich. Nur so gelingt der Abgleich zwischen Mitarbeiter- und Unternehmenszielen. Hier kann Software in den folgenden Bereichen unterstützen:

• Performance Management: Übersichtlicher Abgleich zwischen Unternehmens-, Team- und individuellen Ziele für jeden Mitarbeiter. Mitarbeiter, HR und Linienvorgesetzte erkennen auf diese Weise, wo ein Talent den größten Beitrag zur Zielerreichung leisten kann und können gemeinsam Aufgaben und Ziele definieren.
• Feedback: Mit einem Feedbacktool können Talente nicht nur Feedback von Kollegen und dem Vorgesetzten erhalten. Heutzutage sind auch externe Mitarbeiter häufig Teil von Projektteams. Diese können ebenfalls in den Beurteilungsprozess eingebunden werden.
• Analyse und Reporting: Ein Analysetool verschafft Vorgesetzten einen Überblick über den Fortschritt im Zielerreichungsprozess der Mitarbeiter. Ein Dashboard sollte gefährdete Ziele anzeigen und rechtzeitig Alarm schlagen. Eine Erinnerungsfunktion unterstützt, die Timelines für Feedback- und Lenkungsgespräche im Blick zu behalten.