Die Funktionen im Überblick
Der Personalmanager ist das Herzstück der Persis Software und im Kern in allen anderen Modulen enthalten, die der Softwarehersteller aus Heidenheim anbietet, um HR Standardprozesse zu erleichtern oder ganz abzunehmen.
Mit dem Tool lassen sich alle Personalstammdaten der Mitarbeiter en Detail abbilden – inklusive Fähigkeiten, Qualifikationen und Bildungshistorie. Bei ihrer Verwaltung erfährt HR eine erhebliche Entlastung von administrativen Aufgaben durch die Mitarbeiter selbst. Dafür sorgen die Employee-Self-Service und Manager-Self-Service-Workflowsinnerhalb des Personalmanagers. Über diese können Mitarbeiter und Führungskräfte direkt in die Abwicklung bestimmter Prozesse wie Urlaubsplanung oder Leihgabenmanagement eingebunden werden.
Das funktioniert so: Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft erhält einen rollenbasierten Zugriff auf den Personalmanager. Über diesen können Mitarbeiter zum Beispiel Urlaubsanträge stellen und ihrer Führungskraft und HR zuordnen. Beide werden vom System darüber benachrichtigt.
Die Genehmigung des Antrags erfolgt direkt durch die Führungskraft über das Portal. Nun erhalten wiederum HR und der Mitarbeiter automatisch die entsprechende Bestätigung. All das musste früher von HR erledigt werden und verschlang eine Menge Zeit.
Darüber hinaus „denkt“ der Persis Personalmanager in so manchem Bereich für HR mit: Zum Beispiel, indem er Vertretungsregelungen beachtet und Reportings rollenbasiert steuert. Dank zusätzlicher Erweiterungsoptionen können sich Anwender eine individuelle Lösung zusammenstellen, die zu ihren hauseigenen Vorgängen perfekt passt.
Dazu zählen beispielsweise:
- professionelle Abläufe zu Arbeitszeugnissen
- Fahrzeugverwaltung
- Unterweisungen
- In Verbindung mit dem Stellenmanager sind auch Funktionen, Aufgaben, Anforderungen und Prozesse individuell abbildbar.
- Digitale Personalakte
Die Funktionen im Detail
Der Personalmanager überzeugt durch einen einfachen Zugang für unterschiedliche Benutzerrollen über alle möglichen Endgeräte – von Laptop über Tablet bis hin zum Smartphone. Die Standard-Auslieferung des Tools erfolgt in Deutsch und Englisch und beinhaltet einen Sprachmanager.
Das Tool lässt sich optisch eins zu eins ins Look&Feel einer Organisation integrieren. Layoutanpassungen an das Corporate Design sind direkt per eigener CSS-Verwaltung oder mit einem hauseigenen Tool von Persis, dem CSS-Manager, problemlos möglich. Damit ist sichergestellt, dass sich Anwender in einem für sie vertrauten Umfeld bewegen. Das erhöht in der Regel die Akzeptanz neuer Programme um ein Vielfaches.
Die weiteren Features, die das Tool mitbringt, sprechen für sich: Die Nutzeroberfläche ist einfach zu bedienen und hoch individualisierbar. Funktionen, die Anwender nicht im Alltag benötigen, lassen sich mit wenigen Klicks ganz einfach ausblenden.
Ein flexibles Erinnerungs- und Mahnwesen sorgt dafür, dass HR keine Termine im Personalmanagement vergisst. Das System erinnert automatisch an anstehende Aufgaben und begleitet HR in seinem Alltag als digitaler Helfer.
Weitere Funktionen sind:
- Funktionsabhängige Vertreterregelungen.
- Import- /Export- /Schnittstellenwerkzeuge.
- Frei konfigurierbare Zeitpläne für regelmäßige Aufgaben/Batchprozesse.
- Monatliche Historisierung der Daten.
- Hinterlegung von Stammdaten wie Kostenstellen, Klassifikation oder Status.
- Erfassung aller Ein- und Austrittsdaten mit Fristverfolgung.
- Lohn- und Gehaltskonto mit Lohnarten, Historie und separatem Zugriffsschutz.
- Abbildung des Arbeitszeitmodells und des Urlaubsanspruchs.
Eigentlich gibt es im Personalmanager nichts, was es nicht gibt. Neben den bereits aufgezählten Funktionen punktet die Software auch noch mit den folgenden:
- Informationen über Behinderungen, Steuerdaten, Rentendaten, Bankverbindungen, Eigenschaften der Mitarbeiter.
- Ärztliche Untersuchungen mit Fristenkontrolle.
- Einfache Anlage von Wiedervorlagen.
- Standardimport von Stammdaten und Lohndaten der Abrechnung.
- Korrespondenzen als Brief oder E-Mail, durch Nutzer änderbar.
- Standard-Mitarbeiterakte im Personalmanager.
- Urlaubsverwaltung mit jahresweiser Berechnung des Anspruchs, Ansicht der Vorjahre mit Übertrag.
- Stellengenehmigungsprozess als Workflow.
- Profilsuche über Mitarbeiter mit Speicherung der Suchprofile.
- Pflege und Anzeige von Weiterbildungen (Plan und Ist) sowie Qualifikationen.
- Freie, speicherbare Filter für die Mitarbeiterselektion.
- Erstellung von Arbeitszeugnissen als Workflow.
- Vertragserstellung für Mitarbeiter und Azubis.
- Diverse Standardstatistiken wie zum Beispiel Altersstruktur und Personalstände in Bereichen.
- Geburtstagslisten und Jubiläen.
- Unfallmeldung als Self Service mit Ausdruck des BG-Formulars.
Bewertung
Von der Funktionsbandbreite und auch in punkto Bedienung überzeugt uns der Persis Personalmanager. Trotz der Bandbreite an Funktionen ist die Software übersichtlich aufgebaut, intuitiv nachvollziehbar und recht einfach zu bedienen. Was dabei besonders hilft, ist die Möglichkeit, das System nach individuellen Bedürfnissen zu konfigurieren.
Mit wenigen Handgriffen sind Funktionen ausgeblendet, die nicht benötigt werden. So hat der Anwender immer die perfekte Nutzeroberfläche zur Verfügung, die seinen Bedürfnissen eins zu eins entspricht und bei Bedarf jederzeit wieder erweitert werden kann.
Was der Personalabteilung die Arbeit immens erleichtert, ist die Tatsache, dass das Tool als Employee Self Service Software ausgelegt ist. Mitarbeiter können die Änderung von Stammdaten und vieles mehr selbst erledigen, was HR eine Menge Zeit spart. Personalverantwortlichen bleibt auf diese Weise mehr Zeit, sich um Strategisches zu kümmern, statt Formulare abzusegnen oder Daten nachzutragen.
Das gilt für viele Bereiche. Außerdem integriert in das Employee-Self-Service Portal sind beispielsweise neben den bereits beschriebenen Urlaubsgenehmigungsprozessen mit Workflow zur Freigabe inklusive Storno auch die Einsicht von Abwesenheiten, Urlaubskonten, Teamkalender und vieles mehr.
Positiv ist auch, dass die Software von Persis grundsätzlich modular vorliegt. Der Personalmanager kann auf diese Weise leicht via Schnittstelle um die Funktionen zum Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Weiterbildung und dem hauseigenen Weiterbildungsmanager verknüpft werden. Auch eine Anbindung an die Digitale Personalakte von Persis ist kein Problem.
Die hohe Modularität hat den Vorteil, dass Personalabteilungen sich ihre Software Lösung individuell zusammenstellen können und nicht auf ein überfrachtetes und damit oftmals auch überteuertes System zurückgreifen müssen.
Übrigens: Nicht nur untereinander kommunizieren die Persis-Module perfekt. Sie lassen sich auch problemlos in bestehende Systemlandschaften einfügen. Die HRM-Module von Persis interagieren zum Beispiel mit allen gängigen Gehaltsprogrammen sowie mit Office Produkten.
Im Übrigen können potenzielle Persis-Nutzer den Personalmanager vorab in einer Demoversion testen. Vertriebsmitarbeiter demonstrieren vor Ort Beispielfunktionen und -prozesse. Auf Wunsch erhalten Kunden auch einen Testzugang, um sich selbstständig von den Vorzügen von Persis zu überzeugen.
Die endgültige Implementierung läuft wie folgt ab: Persis-Mitarbeiter beraten zunächst bezüglich der Auswahl der geeigneten HRM-Module, konfigurieren alle relevanten Features und passen auf Wunsch Persis an das Corporate Design des Kunden an. Das Anwenderunternehmen erhält eine ausführliche Dokumentation. Darüber hinaus werden alle zuständigen IT- und Personalverantwortlichen im erforderlichen Umfang geschult, wobei die Bedienung der Mitarbeiter Self Services in der Regel intuitiv erlernbar ist.
Und: Die Module von Persis sind auch mobil nutzbar. Mit Persis Mobile stehen Anwendern alle Möglichkeiten zur Steuerung ihrer HR-Prozesse via Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Ob Android, iOS oder BlackBerry – selektive Zugriffsrechte und Rollen regeln den sicheren Zugang zu dem HR-System im Web.
