Return on Investment (ROI): So berechnen Sie, welchen Profit eine HR Software abwirft

Return on Investment (ROI): So berechnen Sie, welchen Profit eine HR Software abwirft

Mitarbeiter, Führungskräfte und HR-Abteilungen profitieren nur von einer HR Software Lösung, wenn diese alle unternehmenseigenen Prozesse exakt abbildet. Und natürlich muss auch der Preis stimmen. Um festzustellen, ob sich die Investition in eine Software lohnt, hilft die Berechnung des zu erwartenden Return on Investment (ROI). Tipps für die richtige Vorgehensweise.

Was ist der Return on Investment (ROI) und wie berechnet man ihn?

HR Software-Anbieter werben gerne damit, dass sich die Investitionen in ihre Software bereits nach wenigen Jahren oder gar Monaten amortisiert hat. Aber stimmt das immer so? Hierbei kann die Berechnung des ROI – des Return on Investment – einer Software in der Praxis eine gute Entscheidungshilfen liefern und das Risiko im Auswahlprozess minimieren.

Doch zunächst einmal: Was ist der Return on Investment (ROI) genau? Der Return on Investment (ROI) ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, mit der erfasst wird, wie groß der Gewinn einer Investition im Verhältnis zum investierten Gesamtkapital ist. Sie bildet das prozentuale Verhältnis von Gewinn und Gesamtkapital ab und gibt an wie rentabel das eingesetzte Kapital ist. Der ROI zeigt also an, welcher Wert aus einer Investition zurückfließt.

Ist HR Software für KMU zu teuer?

Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen, in denen HR in der Regel nur von einer Person verwaltet wird, wird die Implementierung einer dedizierten HR Software-Lösung oft als zu teuer angesehen. Viele Personaler behelfen sich deshalb noch mit der Verwaltung wichtiger Daten in Excel Listen. Dass dem so ist, wird von Entscheidungsträgern oft aus dem Bauch heraus mit der Größe des Unternehmens begründet. Weniger oft basiert diese Entscheidung jedoch auf Grundlage von Zahlen, Daten und Fakten. Doch auch für kleine Firmen kann sich die Implementierung einer HR Software durchaus lohnen.

Vergleich HR-Software

Hier zur Verdeutlichung ein Beispiel aus dem Sektor „Produktion“, wie sehr HR Software zur Effizienz der Prozesse beitragen kann: Ist etwa im Bereich Fertigung die Einsatzplanung des Personals nicht mit der Zeitwirtschaft von HR synchronisiert, in der sich Informationen über Arbeitszeitmodelle, Urlaube und Abwesenheiten durch Krankheit befinden, beläuft sich der Aufwand, die Daten manuell mit dem jeweils anderen System abzugleichen auf 33 Minuten pro Mitarbeiter und Monat. Bei einem Bereich von 100 Personen summiert sich der Aufwand pro Jahr auf 660 Stunden. Für Tätigkeiten, die vollautomatisiert durchgeführt werden könnten.

Studien belegen: Abwartende Haltung kostet Summen in Millionenhöhe

Solche Beispiele gibt es für jeden Bereich und Anwendungszweck einer HR Software. Mit ihrer abwartenden Haltung vergeuden Unternehmen also wertvolle Zeit, die für andere wichtige Aufgaben genutzt werden könnte. Und damit auch eine Menge Geld! Wie viel, ist in der Studie „Digital Europe“ des McKinsey Global Institutes (MGI) nachzulesen.

Dieser zufolge nutzt die Deutsche Wirtschaft 90 Prozent ihres digitalen Potenzials nicht aus. Das entspricht einem gesamtwirtschaftlichen Verlust von 500 Milliarden Euro bis zum Jahr 2025.

Return of Investment: Wie rentabel ist eine HR Software?

Sämtliche Fakten sprechen also für eine Implementierung einer HR Software. Doch wie können Unternehmen herausfinden, welche Lösung rentabel für ihr Unternehmen ist? Hier schließt sich der Kreis zum Return on Investment. Der ROI wird üblicherweise in Prozent ausgedrückt (z.B. 120 Prozent), im Anglo-amerikanischen Raum teilweise auch als Faktor (z.B. 1,2). Hierzu wird der Netto-Gewinn (exklusive Umsatzsteuer) mit dem investierten Kapital in ein Verhältnis gesetzt:  Netto-Gewinn / investiertes Kapital X 100.

Um den zu erwartenden ROI für eine HR Software berechnen zu können, sollten Personaler zunächst Angebote bei verschiedenen Software-Anbietern einholen, um die direkten Kosten, die entstehen, zu klären. Zunächst sollten Personalverantwortliche dafür eine Auswahl von Lieferanten für eine HR Software treffen.

Welche Informationen HR Software Anbieter bereit stellen sollten

Um sich nun ein vollumfängliches Bild von einer Software machen zu können, sollten potenzielle Anwender Lösungsanbieter für sich „arbeiten“ lassen. Ein individueller Kosten-Nutzen-Plan sollte für den Kunden schon drin sein. Ebenso Präsentationen der Software und Anwenderberichte. Je mehr Informationen zur Verfügung stehen, umso genauer fällt der Überblick aus, welche Software welche Zeit- und Kosteneinsparungen wahrscheinlich mit sich bringt.

Im nächsten Schritt kann HR einen Business Case erstellen, der auf den Informationen des Softwareanbieters basiert und einen Überblick über die attraktivsten Lösungen bietet. Diese gilt es dem Management zusammen mit den gemachten Analysen und Schlussfolgerungen über die eigenen Prozesse und deren Kosten präsentieren. Letzter Punkt ist die eigentliche Herausforderung. Sie liegt darin, zu bestimmen, wie hoch die Gesamtkostenersparnis ausfällt, sobald die gesamte Organisation das neue System nutzt. Der Kern des Problems: Viele Unternehmen wissen nicht wirklich, welche Zahlen und KPI’s dazu aus HR herangezogen werden sollen.

Den Ist-Zustand berechnen

Nützlich wären in diesem Zusammenhang etwa Fakten über die Geschwindigkeit, in der ein Rekrutierungsprozess mit und ohne Software abgewickelt wird und die zu erwartende Kostenersparnis. Oder die Zeit- und Geldersparnis, die mit der Einführung einer administrativen Verwaltungssoftware einhergeht. Doch das Problem ist: In der Regel werden solche Statistiken des Ist-Zustands nicht erhoben. Das erschwert natürlich die Diskussionsgrundlage für HR. Wer die aktuelle Situation nicht definieren kann, wird es schwer haben, die benötigte Investition handfest zu begründen.

Academy HR Software Vergleich

Es hilft also nichts! HR muss sich die kurz- und langfristigen Ziele der Organisation anschauen und die eigene Rolle bei der Erreichung dieser Aufgaben – für Aktionäre, Finanzpartner und andere interne und externe Stakeholder – herausarbeiten. Dazu muss jede Aktivität, die in jedem HR-Prozess von der Rekrutierung bis zu operativen Tätigkeiten, Gespräche mit Mitarbeitern und Managern protokolliert und aufgezeichnet werden. Zum Beispiel:

  • Wie oft bitten die Mitarbeiter um Urlaub?
  • Wie viel Zeit kostet jede Anfrage den Mitarbeiter, das Linienmanagement und HR, das zu verarbeiten?
  • Welche Kosten sind daraus abzuleiten?
  • Um wie viel würde eine passende HR Software die Kosten senken?

Diese Informationen können einen globalen Kostenfaktor für den betreffenden Prozess über einen bestimmten Zeitraum liefern und mit der zu erwartenden Zeit- und Kostenersparnis für eine HR Software gegengerechnet werden. Und fertig ist der ROI.

Detaillierte ROI-Taschenrechner

Übrigens gibt es eine Reihe von HR-Software-Lieferanten, die sehr detaillierte ROI-Taschenrechner bieten. Diese können helfen zu bestimmen, welche Details in der Auswertung berücksichtigt werden sollten, welche Daten gemessen werden sollten und wie aus den einzelnen Ergebnissen ein Gesamtüberblick entsteht. (Bild: Robert Kneschke / Fotolia.com)

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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