Recruiting Kennzahlen: Diese fünf KPI’s sollten Sie kennen

Recruiting Kennzahlen: Diese fünf  KPI’s sollten Sie kennen

Statistiken und KPI’s mögen nicht jedermanns Sache sein. Doch gerade im Recruiting spielen Kennzahlen eine wichtige Bedeutung. Sie helfen, den Recruiting-Mix zu optimieren und die Personalbeschaffungsstrategie exakt auf die Zielgruppe auszurichten. Welche Recruiting Kennzahlen unverzichtbar sind.

Warum Recruiting Kennzahlen so wichtig sind

Es stimmt schon: Im Recruiting geht es eigentlich um Menschen. Doch ohne Recruiting Kennzahlen zu erheben, wird es nicht funktionieren, exakt die Zielgruppe zu erreichen, die man erreichen will. Daher ist ein bisschen Controlling im Recruiting unverzichtbar.

HR-Software Vergleich UP

Hilfe für Recruiter kommt aber wie so oft aus der HR-Software Ecke. Die meisten Anbieter haben längst reagiert und bieten verschiedene Tools an, die das Reporting und die Analyse in der Personalbeschaffung erleichtern.

HR Software hilft bei der Erhebung von Recruiting Kennzahlen

Dabei liefern beispielsweise folgende Funktionen die benötigten Recruiting Kennzahlen auf dem Silbertablett:

  • Auswertung detaillierter Informationen über die Bewerberstruktur
  • Auswertung der Aktivitäten des Recruiter-Teams
  • Auswertung von Stellenanforderungen
  • Auswertung von Kostenstellen
  • Auswertung von Bewerbungseingängen
  • Auswertung von Bewerbungs-Zeiträumen
  • Auswertung der Anzahl der Bewerber pro Medium
  • Bewerberstromanalyse / Analyse des Bewerberverhaltens: wann, von wo und von wem gingen Bewerbungen ein?

Unterm Strich sorgen diese Zahlen für ein Plus an Transparenz in der Personalbeschaffung. Recruiter erhalten zu jeder Recruiting-Kampagne ein unmittelbares Feedback und können laufende oder künftige Prozesse auf Basis dieser Erkenntnisse präzisieren und genauer ausrichten.

Welche HR Software Anbieter bieten Reporting und Analysetools an?

Anbieter, die entsprechende Funktionen anbieten, sind:

Weitere potenzielle Anbieter finden Sie in unserer Rubrik E-Recruiting / Bewerbermanagement.

Welche Recruiting Kennzahlen sind die wichtigsten?

Nun ist es aber so, dass nicht jeder Recruiter jede Kennzahl braucht, die eine Software abwirft, um ein optimales Ergebnis abzuliefern. Die Frage ist also: Auf welche Recruiting Kennzahlen kann keiner verzichten und welche sind eher vernachlässigenswert? Nachfolgend eine Liste der fünf wichtigsten Bereiche, zu denen Recruiting Kennzahlen erhoben werden sollten.

1. Der Faktor Zeit

  • Wie lange dauert es von der Meldung einer Vakanz bis zur Besetzung der offenen Stelle?
  • Wieviel Zeit vergeht zwischen der Schaltung einer Stellenanzeige bis zum Führen des Jobinterviews?
  • Wie lange dauert es, bis die Fachabteilung Feedback zu einem Kollegen gibt? 

Wichtig: Zeit ist nicht nur Geld, sondern ein kurzer, effizienter Recruiting-Prozess ist ein wichtiger Service am Kandidaten, der die Candidate Experience wesentlich beeinflusst.

Und diese ist laut der Bewerbungsstudie 2016 von indeed nicht immer optimal. Der Erhebung zufolge wünschen sich Kandidaten einen schnellen, einfachen und transparenten Recruiting-Prozess. Doch oft ist das Gegenteil der Fall: 42 Prozent der Kandidaten haben schon einmal eine laufende Bewerbung wegen schlechter Erfahrungen abgebrochen.

 2. Service am Kandidaten

  • Wie hoch ist der Prozentsatz der beantworteten Fragen, die Bewerber während des Recruiting-Prozesses an Fachabteilungen oder Recruiting-Abteilungen stellen?
  • Wie lange dauert es, bis ein Recruiter Feedback an einen Kandidaten über den Ausgang des Bewerbungsverfahrens gibt?

Wichtig: Auch diese Kennzahlen sind essentiell für eine optimale Candidate Experience. Und dass diese positiv verläuft, ist relevanter als je zuvor. Denn Kandidaten können sich in Zeiten des Fachkräftemangels ihren Arbeitgeber aussuchen und nicht mehr umgekehrt. Das belegt die erst kürzlich erschienene Studie der ManpowerGroup, die Jahr für Jahr Arbeitgeber zum Fachkräftemangel befragt.

2016 gaben 49 Prozent der 42.000 Studienteilnehmer aus 42 Ländern an, Schwierigkeiten zu haben, Fachkräfte zu finden. Das ist der höchste Wert seit 2007. Die größten Besetzbarkeitsprobleme herrschen in den Bereichen: Handwerk, Vertrieb, Ingenieurwesen, Management, IT und Medizin. Wer Kandidaten in diesen Sektoren zu lange auf Antworten warten lässt, kann davon ausgehen, dass sie sich relativ schnell einem anderen Arbeitgeber zuwenden. Chance vertan!

Dabei ist es durch gezielt eingesetzte HR Software einfacher denn je, Kontakt zu Kandidaten zu halten: Zum Beispiel über Talent-Communities, über die Bewerber Fragen gezielt an Vertreter einer Fachabteilung stellen oder sich an den Recruiter wenden können.

Was nach viel Aufwand klingt, ist aber in Zeiten der Sozialen Medien unverzichtbar geworden. Die meisten Kandidaten sind ganz selbstverständlich mit dem mobilen Internet, Social Media und Instant Messaging aufgewachsen. Für sie ist rasches Feedback selbstverständlich.

3. Ausgaben

  • Welche Kosten fallen pro Stellenbesetzung durchschnittlich an?
  • Welche Summe verschlingt eine unbesetzte Stelle pro Tag?
  • Welches Budget steht zur Verfügung?

Wichtig: Wer die beiden ersten Kostenfaktoren kennt und sie ins Verhältnis mit dem zu Verfügung stehenden Personalbeschaffungs-Budget setzt, erhält eine genaue Vorstellung, wie schnell eine Vakanz besetzt werden muss, bevor die monetären Mittel erschöpft sind. Um diese Vorgaben einhalten zu können, ist ein möglichst effizienter Recruitingprozess notwendig.

4. Monitoring der Recruiting-Kanäle

  • Wie viele Einstellungen wurden in der Vergangenheit über welchen Kanal generiert?
  • Wie groß ist die Anzahl der Einstellungen?
  • Wie groß ist die Anzahl der Einstellungen über externe Kanäle?
  • Wie groß ist die Anzahl der Einstellungen über interne Kanäle?

Wichtig: Wer das Kosten-Nutzenpotenzial pro Recruiting-Kanal ermittelt, findet schnell heraus, über welche Plattformen die besten Bewerber generiert werden können, die die größte Chance auf eine Einstellung haben. Auf den identifizierten Kanälen sollten neue Stellenausschreibungen gezielt gestreut werden.

Nicht zu vernachlässigen sind dabei aber auch Recruiting-Kanäle wie der hauseigene Talent Pool oder Netzwerkempfehlungen der Mitarbeiter. Auch hier sollte ins Verhältnis gesetzt werden, was sich mehr lohnt: Die Kandidatensuche über interne oder über externe Quellen oder eine Kombination aus beidem? Tatsächlich nimmt die Zahl der Stellenbesetzungen über internes Recruiting stetig zu, insofern ist diese Analyse unerlässlich.

5. Zufriedenheit

  • Wie groß ist die Zufriedenheitsquote der Fachabteilung mit den generierten Bewerbern?
  • Wie zufrieden ist die Fachabteilung mit der Performance des Neuzugangs?
  • Wie zufrieden ist der Bewerber mit dem Recruiting-Prozess?
  • Wie hoch ist die Quote der Neueinstellungen, die nach dem Onboarding und der Probezeit noch im Unternehmen ist?

Wichtig: Diese weichen Faktoren zu eruieren, ist von besonderer Bedeutung, um die hauseigenen Recruiting-Prozesse weiter zu optimieren. Passen die ausgewählten Bewerber perfekt zum Team oder muss beim Auswahlverfahren mehr darauf geachtet werden, dass neben den Hard Skills auch der Cultural Fit stimmt? Falls letztes der Fall ist:  Welche Instrumente stehen bei der Kandidatenauswahl zur Verfügung, die das sicherstellen?

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Auch die Zufriedenheit der Kandidaten mit dem Recruiting-Prozess ist von erheblicher Bedeutung für das Qualitätsmanagement im Recruiting. An welcher Stelle hakt es im Recruiting-Prozess? Wo bestehen Verbesserungsmöglichkeiten? Je passgenauer Arbeitgeber auf Kandidatenwünsche eingehen können, umso attraktiver wirken sie auf Kandidaten.

Auch die Verweildauer von Bewerbern im Unternehmen ist ein wichtiger Faktor. Kandidaten, die sich wohlfühlen, verlassen das Unternehmen in der Regel nicht. Ist die Absprungrate innerhalb der ersten Monate hingegen hoch, sollten Personalabteilungen hellhörig werden und eruieren, welche Faktoren eine langfristige Mitarbeiterbindung torpedieren. (Bild: © alphaspirit/Fotolia.com)

 


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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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