Zeitmanagement mit jacando Time

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Innovatives Produkt

  • Contra

    Keine nennenswerten Nachteile

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

5
Funktionen
4.7
Usability
4.6
Einrichtung
4.6
Kundenfeedback

logojacando Time erfasst die Anwesenheit eines jeden Mitarbeiters in Echtzeit und einfach per Mausklick, ist übersichtlich im System integriert sowie im gewohnten jacando-Design dargestellt. Kann man mehr wollen? Das haben wir uns auch gefragt und uns das Tool einmal näher angeschaut.

Über jacando

jacando ist ein Schweizer HR Cloud Software-Anbieter und steht für innovative, kostengünstige Lösungen in den Bereichen Recruiting und Personal- und Talentmanagement sowie der Zeit und Leistungserfassung.

Mit seinen Produkten jacando MatchAdmin, Talent und Time ermöglicht jacando seinen Kunden effiziente HR Prozesse, die einfach per Mausklick erledigt werden können. Die Software ist leicht in der Anwendung, umfassend in der Ausführung und kann individuell auf Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Seit seiner Gründung in 2012 befasst sich jacando mit der Digitalisierung von HR Prozessen und hat diese durch die Entwicklung eines einzigartigen Matchmaking Algorithmus revolutioniert. Während dieser Algorithmus zu Beginn hauptsächlich in Recruiting-Prozessen eingesetzt wurde, profitieren nun mit der Produkterweiterung um jacando Admin und Talent in 2015 auch das Personal- und Talentmanagement davon.

Ziel von jacando Gründer Dennis Teichmann ist es, die gesamten HR Prozesse mit nur einer Software effizient, einfach und kostengünstig abbilden zu können. Deshalb ist jacando auch weiterhin bestrebt, sein Produktportfolio stetig weiterzuentwickeln und auszubauen, um den wachsenden Bedürfnissen von HR-Abteilungen auch in Zukunft gerecht zu werden.

Kurzzusammenfassung von jacando Time

TIME (Zeit- und Leistungserfassung)

  • Arbeitszeiterfassung
    • Soll-Arbeitspläne (flexible Arbeitszeitmodelle)
    • Ist-Zeit-Erfassung (clock in / clock out sowie Zeitaufschreibung)
    • Freigabeprozesse der Ist-Arbeitszeiten
  • Projektmanagement
    • Leistungserfassung (projektbasiert)
    • Erstellung von Projekten und Projekt-Rollen
    • Auswertung von Projekten
    • Erstellung von Leistungsnachweisen
  • Administration
    • Einbindung von Feiertagskalendern
    • Zeitzonenunterstützung
    • Führung von Gleitzeitkonten
    • Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen (Arbeitszeitgesetze)

HR Verantwortliche haben mit jacando Time die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter stets im Überblick und können im Falle von Minus- oder Überzeit schnell handeln.

Abwesenheiten wie Urlaub, Weiterbildung, Krankheit und anderes, können außerdem von Mitarbeitenden einfach eingetragen und von den Verantwortlichen zentral freigegeben werden.

jacando Time bietet Funktionen für die folgenden Bereiche des Time Managements:

  • Erstellen von Arbeitsplänen: Anwender können Arbeitspläne für einen oder mehrere Mitarbeiter und Wochentage erstellen.
  • Mehrere Arbeitsmodi: User haben die Wahl zwischen verschiedenen Modi, um individuelle Arbeitspläne erstellen zu können.
  • Zeit erfassen: Anwender können ihre Arbeitszeit rückverfolgen und erfassen.
  • Arbeitsverlauf: Der Arbeitsverlauf kann nachvollzogen werden und Mitarbeiter sowie HR haben die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen.
  • Freigabe und Genehmigung: Die Arbeitsstunden können für den vollen Monat überprüft werden.
  • Übersicht und Dashboard: Die Zeitaufzeichnungen aller Mitarbeiter kann eingesehen werden.

Die Funktionen im Detail

Erstellen von Arbeitsplänen
Screen 1 Arbeitspläne erstellen

In den Arbeitsplänen legen User ganz einfach das individuelle Arbeitspensum ihrer Mitarbeiter fest. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsmodelle und -zeiten, Anzahl Wochenstunden und -tage sowie die zu leistenden Stunden.

Verschiedene Arbeitsmodi

Screen 2 Verschiedene ArbeitsmodiHR kann bei der Erstellung der Arbeitspläne zwischen verschiedenen Modi wählen, womit flexible Arbeitspläne für jedes individuelle Bedürfnis entstehen, in denen die Arbeitszeiten für jeden Tag spezifisch angepasst werden können.

  • Regular (individuelle Planung für jeden Tag)
  • Workload (Individueller Plan für verschieden Tage wählbar)
  • Customized (Anzahl Stunden für jeden Tag frei wählbar)

Zeit erfassen

Screen 3 ZeiterfassungMit dem Zeiterfassungsmodus lassen sich Arbeitszeiten rückverfolgen. Anwender können Pausen starten, fortsetzen und Arbeitssitzungen mit einem Klick beenden.

Der Zeiteingabemodus erlaubt es, Arbeitszeiten jeden Tag manuell zu erfassen. Ausserdem besteht die Möglichkeit, Arbeitszeiten mit einzelnen oder mehreren Projekten zu verknüpfen. Der Zugriff auf die Zeiterfassung ist auch von mobilen Geräten aus möglich.

Arbeitsverlauf
Screen 4 Arbeitshistorie

Im Verlauf der Zeiterfassung können User die Arbeitszeiten der Mitarbeiter nachvollziehen, Korrekturen vornehmen oder den Verlauf anpassen. Auch lassen sich Differenzen zwischen der geplanten und tatsächlichen Arbeitszeit feststellen.

Freigabe und Genehmigung

Screen 5 Freigeben und überprüfen
Die Zeiterfassung bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden für den vollen Monat zu überprüfen und diese an den Vorgesetzten zu übermitteln, welcher die Arbeitszeiten überprüfen und genehmigen kann.

Zudem können sich Personalverantwortliche jederzeit einen Gesamtüberblick über die verschiedenen Projekte und Gesamtarbeitszeiten der Mitarbeiter verschaffen.

Übersicht und Dashboard
Screen 6 Übersicht und dashboard

Personaler verfügen über die vollständige Übersicht über die Zeitaufzeichnungen aller Mitarbeiter sowie das aktuelle Gleichgewicht zwischen den geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden. Das intuitive Dashboard zeigt eine Statusübersicht der eingereichten Arbeitsstunden der Mitarbeiter für verschiedene Monate.

Bewertung

jacando Time besticht nicht nur durch die bereits aufgezählten Funktionen, sondern auch durch viele weitere wichtige Features wie den Projektmodus, die Tracking-Möglichkeit oder regelmäßige Notifications. Darüber hinaus lässt sich die Zeiterfassung in das Abwesenheitsmanagement einbinden.

Auch lässt sich der Bruttolohn auf Grundlage der eingereichten und genehmigten Arbeitszeiten, sowie der Vertragsdetails des Mitarbeiters errechnen. Meldungen, die die Arbeitsgesetze für verschiedene Länder berücksichtigen, können dabei integriert werden.

Ein weiteres Plus: jacando Time kann einfach in bestehende jacando Produkte integriert werden und ist frei mit diesen kombinierbar. Alle Produkte von jacando beinhalten eine detaillierte Reportingfunktion, ermöglichen die Erstellung von Dokumenten und verfügen über integrierte Kommunikationsmöglichkeiten. jacando Match, Admin und Talent ergänzen sich ideal und können beliebig miteinander kombiniert werden.

Auch in Sachen Datenschutz gibt es nichts zu meckern. jacando Time ist eine „All in one“ HR-Cloud-Lösung. Deshalb steht für den Hersteller nicht nur die Qualität des Produktes, sondern auch die Sicherheit des Systems an erster Stelle.

Und tatsächlich! In punkto Datenschutz kann man jacando kein A für ein U vormachen:

  • Die Server befinden sich in der EU und garantieren so maximale Sicherheit für die gehosteten Daten.
  • Auf Wunsch können System und Daten auch in einem Schweizer Cloud-System gehostet werden.
  • Während die EU-Server ISO 27001 zertifiziert sind, tragen die Schweizer Server die Zertifizierung ISO/IEC 27001 und PCI DSS.
  • Plus: Sie entsprechen durch FINMA-RS 08/7 den Richtlinien des Banken-Outsourcings.

Hinzu kommt ein sicheres Backup-System: Alle sechs Stunden wird ein komplettes Backup für alle Kundendaten und –systeme durchgeführt.

Außerdem top: Eine eher selten zu findende Preistransparenz. Über den Preisrechner auf der Seite haben Kunden sofort einen Überblick, was sie für den Einkauf der Software kalkulieren müssen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.