Lohn- und Gehaltsabrechnung: Was eine Software können muss

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Was eine Software können muss

Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen sich Anwender zu 1000 Prozent auf ihre Software verlassen können. Immerhin geht es um den Umgang mit hochsensiblen Mitarbeiterdaten. Worauf es bei der Auswahl einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ankommt. Grundlegende Tipps.

Vorteile einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es viele Details zu beachten: Die aktuelle Rechtslage oder die konsequente Pflege relevanter Mitarbeiter-Daten. Das nimmt Zeit in Anspruch und birgt erhebliche Risiken für Fehler.

Mit der richtigen Software ist eine korrekte Personalabrechnung aber keine wirkliche Herausforderung für HR. Anwender haben jederzeit den Überblick über die Vorgänge und gewinnen wertvolle Zeit. Zum Beispiel, weil eine doppelte Vorhaltung von Daten entfällt und Daten automatisch an Ämter und Behörden übermittelt werden. Doch was ist bei der Auswahl einer Software zu beachten?

Vergleich HR-Software

User-Interface und hoher Automatisierungsgrad

Zunächst einmal ist es wichtig, dass eine Software über ein intuitives User-Interface verfügt. So können sich Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit einarbeiten. Das erhöht die Akzeptanz und gewährleistet einen nahtlosen Übergang von den alten zu den neuen softwaregestützten Abläufen.

Im besten Fall entspricht die Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung den Arbeitsabläufen eines Unternehmens eins zu eins. Zum Beispiel, indem die Menüführung der Reihenfolge der abzuarbeitenden Arbeitsschritte entspricht.

Worauf kommt es außerdem an? Zum Beispiel nimmt ein hoher Automatisierungsgrad HR viele Tätigkeiten ab, etwa in den folgenden Bereichen:

  • Automatisierte Plausibilitätsprüfungen, die bei der Datenerfassung unterstützen
  • Digitale Assistenten, die bei besonderen Abrechnungsformen wie Pfändung, Kurzarbeit oder betriebliche Altersvorsorge unterstützen
  • Automatisch gesteuerte Arbeitszeitkonten, mit denen HR jederzeit die geleisteten Stunden abrufen kann
  • Mehr- oder Minderleistungen sollten automatisiert auf das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters gebucht werden

Bescheinigungswesen

Für HR-Experten innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es besonders komfortabel, wenn das  Melde- und Bescheinigungswesen komplett in die hauseigene HR Software integriert ist. Mit einer guten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware können Anwender Daten für die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungen direkt aus der Software heraus an die entsprechenden Stellen, Behörden und Ämter übermitteln.

So entfallen weitere unnötige Handgriffe. Etwa bei den folgenden To Do’s:

  • Erstellen von Anträgen gemäß Aufwendungsausgleichgesetz (AAG)
  • Elektronische Entgeltbescheinigungen (EEL)
  • Arbeitsbescheinigungen
  • Nebenverdienstbescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit (BEA)
  • Automatische Information über rückübertragene Datensätze mit Importfunktion

Anmerkung: Wichtig dabei ist, dass die Lohnsoftware ITSG-zertifiziert ist. Um am maschinellen Beitrags- und Meldeverfahren der Krankenkassen teilzunehmen, ist zum Beispiel ein Zertifikat der ITSG notwendig. Die Dateien müssen in einem speziellen Format an die Sozialversicherungsbehörden übermittelt werden. Ist ein Programm zertifiziert, ist dieses Zertifikat drei Jahre gültig.

Tarifliche Regelungen

Keine Regel ohne Ausnahme. Das wissen insbesondere Unternehmen, deren Dienstleistungen vom Wetter abhängig sind. Sie unterliegen einerseits tarifvertraglichen Regelungen und müssen andererseits Vorsorge für auftrags- und umsatzschwache Zeiten treffen. Das birgt buchhalterische Herausforderungen.

Mit der richtigen Software lassen sich Löhne auch für spezielle Branchen zuverlässig und tarifgemäß abrechnen:

  • Baugewerbe
  • Maler- und Lackiererhandwerk
  • Garten- und Landschaftsbau

Und so funktioniert’s: Die verschiedenen Lohnarten sind in der Software hinterlegt, alle tariflichen Vorgaben werden automatisch berechnet. Diese Zum Beispiel:

  • Zuschüsse zur VWL
  • Sozialkassenbeiträge/-erstattungen
  • Urlaubsansparungen
  • Einlösungen über das Urlaubskonto

Elektronische Meldungen an die Sozialkassen (ANMEL, URMEL, RAMEL) sowie Anträge an die Bundesagentur für Arbeit generiert die Software selbstständig und die gesamte Datenübermittlung an die Sozialkassen erfolgt direkt aus der Software heraus.

Monitoring der Personalkosten

Mit einer guten Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung haben Anwender auch stets die Personalkosten im Blick. Diese lassen sich im Idealfall auf Kostenstellen und Kostenträger verteilen. So können HR-Abteilungen zum Beispiel die Lohnentwicklung der Arbeitnehmer in den einzelnen Fachbereichen auswerten.

Wünschenswert sind auch Reproting- und Monitoring-Funktionen zu den folgenden Bereichen:

  • Mitarbeiterfluktuation
  • Altersdurchschnitt
  • Urlaubsrückstellungen
  • Jahres-Forecast
  • Lohnartensuche

Vereinfachte Zustellung von Lohndokumenten

Ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt, gilt es, Lohnnachweise an die Belegschaft zu übermitteln. Auch hierbei kann eine gute Software die Abläufe erheblich vereinfachen, indem über sie per Knopfdruck Lohn- und Gehaltsdokumente Online zugestellt werden. Das spart nicht nur Zeit, auch die Umwelt sagt „Danke“. Immerhin verzichtet die HR-Abteilung dann auf das Bedrucken wahrer Papierberge.

So geht’s: Mitarbeiter werden von der Software automatisch per E-Mail informiert und erhalten einen Direktlink, der zu ihrer Abrechnung führt. Über einen persönlichem Login können sie zu  zu jeder Zeit sicher auf ihre Unterlagen in der Cloud zugreifen.

Datensicherheit

Apropos Cloud: HR-Software-Hersteller, die ihre Anwendungen per Cloud zur Verfügung stellen,  müssen nachweisen, dass alle Dokumente sicher und verschlüsselt in ihrem Rechenzentrum gespeichert werden. Viele Cloud-Anbieter sind professionell aufgestellt und verfügen über zertifizierte Prozesse. Doch das sollte vor Vertragsunterzeichnung noch einmal ausdrücklich überprüft werden.

Außerdem wichtig: Die Server des Lösungsanbieters sollten auf europäischem Boden stehen – damit die strengeren Datenschutzrichtlinien, die in Europa gelten, greifen. Server, die etwa hingegen auf amerikanischem Boden stehen, können leichter ausgespäht werden, weil hier ein anderer Datenschutz gilt.

Sicherheit bei Ausfällen

Aber nicht nur Datenklau kann gefährlich werden. Kommt es zum Stillstand der Systeme, kann das für den Anwender mit schweren wirtschaftlichen Schäden einhergehen. Wichtig ist daher auch zu wissen, ob der Cloud-Anbieter für potenzielle Ausfälle gerüstet ist:

  • Gibt es Notstromaggregate für den Fall eines Stromausfalls?
  • Gibt es Internet-Backup-Verbindungen im Fall einer schlechten Online-Leistung?

Die Entscheidung für die Cloud zu fällen, ist leicht. Den richtigen Anbieter zu finden nicht. Im WWW lassen sich die Dienste der Anbieter zwar leicht recherchieren. Doch dabei sollte man es nicht belassen. Auch der Blick auf Vergleichsplattformen und Kundenbewertungen lohnt sich.

Des Weiteren ist es sinnvoll, sich über einen Test-Account einen ersten Überblick über das System zu verschaffen. Danach kann man eine erste Vorauswahl treffen. Es folgt das Gespräch mit dem Anbieter über dessen Leistungsumfang und Vertrag. Und dann sollte dem Schritt in die Datenwolke nichts mehr entgegen stehen.

Mobilfähigkeit des Systems

HR-Software-Hersteller bieten inzwischen Apps an, damit der Systemzugriff auch mobil gewährleistet ist, andere bieten den Zugriff über den Browser. Mindestens Letztes sollte im Zeitalter der Globalisierung schon sein.

HR-Software Vergleich DOWN

Implementierung einer HR-Software

Wichtig ist, sich im Vorfeld ein möglichst umfassendes Bild von einer Software zu machen. Hier bieten HR Software Hersteller auf ihren Webauftritten in der Regel detaillierte Informationen an.

Auf Wunsch stellen sie auch vorübergehende Testzugänge, Live-Demos und Webinare zur Verfügung, damit sich ein User einen ersten Eindruck von der Bedienung und Funktionsbandbreite eines Programms machen kann.

Ratsam ist es auch, sich auf unabhängigen Portalen zu informieren, wie sich eine Software im Praxistest macht. Anwender sollten bedenken, dass diese Tests unabhängig sind und nicht im Auftrag eines Software-Herstellers erstellt werden und somit noch einmal Details zum Vorschein bringen können, die vom Hersteller so nicht angeführt werden. (Bild: Natee Meepian)


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Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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