Lohn- und Gehaltsabrechnung: Personalkosten ohne Kündigung senken
Wer sich mit dem Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung befasst, ist ist nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Zeiten irgendwann einmal der Frage ausgesetzt: Wie lassen sich die bestehenden Personalkosten effizient und nachhaltig senken? Unser Tipp: Kündigungen, Restrukturierungen oder Aufhebungsverträge sollten das letzte Mittel der Wahl sein. Es gibt von vornherein Wege, Kosten zu sparen, ohne die Anzahl der Mitarbeiter zu reduzieren.
Auch wenn Fachkräftemangel und demographischer Wandel in vielen Wirtschaftsbereichen dafür sorgen, dass in der Tendenz verstärkt rekrutiert wird, so geht es nicht jedem Unternehmen am Markt gleich gut.
Personalkosten: Nebenkosten genau berechnen
Studien belegen, dass der Konkurrenzdruck unter Wettbewerbern nie so hoch war wie heute. Und dass Unternehmen nie so schnell von Marktbegleitern überholt wurden.
Dort heißt es dann seitens der Unternehmensführung: “Gürtel enger schnallen!” Insbesondere, was die Themen Personalkosten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung angeht.
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Wie lassen sich Gehälter von vornherein moderat berechnen?
HR ist dann gefordert, in diesen Bereichen Einsparpotenziale zu eruieren. Doch bevor man sich von Mitarbeitern trennt, gibt es ein paar Kosteneinsparungspotenziale, die man zunächst ins Auge fassen sollte.
Schon um die Belegschaft nicht noch weiter zu demotivieren. Wirtschaftliche Schieflagen haben immer eine Auswirkung auf die Stimmung im Unternehmen. Müssen Kollegen noch dazu den Hut nehmen, senkt das den Stimmungspegel weiter.
Doch nicht immer sind wirtschaftliche Schwierigkeiten verantwortlich, eine effizientere Planung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung einzuführen. Manchmal ist das Bestreben, die Personalkosten zu senken auch strategisch bedingt. Mit dem Eingesparten hat ein Unternehmen dann zum Beispiel mehr Geld, um in Innovationsgüter zu investieren.
So oder so. Wir haben einen Sechs-Punkte-Plan in punkto Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengestellt, wie sich überflüssige Personalkosten von vornherein vermeiden lassen:
1. Flexibilisierung der Arbeitszeiten durch Jahresarbeitszeitkonten.
Arbeitgeber, die Arbeitsverträge abschließen, die eine flexible Beschäftigung der Mitarbeiter gewährleisten, sind in wirtschaftlich schwierigen Zeiten eher auf der sicheren Seite. Wie sieht das konkret aus? Es kann im Vertrag eine Mindest- und eine Höchstarbeitszeit pro Woche festgelegt werden – beispielsweise von mindestens 20 und maximal 45 Stunden. Im Durchschnitt sollte die Arbeitszeit innerhalb eines Jahres einer vollen Arbeitswoche entsprechen, also 40 Stunden.
Der Vorteil: Die Beschäftigten können jeweils so eingesetzt werden, wie es den saisonalen Anforderungen oder der Auslastung im Betrieb entspricht. Das eignet sich insbesondere für Firmen, deren Auftragslage saisonalen Schwankungen unterliegt.
In wirtschaftlich guten Zeiten fallen dann keine Mehrkosten durch Überstunden an, was sich auch in wirtschaftlich schlechten Zeiten auszahlt, weil im Betrieb vornherein eine optimale Personalkostenstruktur kalkuliert wurde.
2. Überstunden: Freizeitausgleich statt Lohnausgleich.
Personalkosten lassen sich generell von vornherein minimieren, indem Mitarbeiter geleistete Überstunden möglichst wieder abfeiern und nicht ausbezahlt bekommen. Das verhindert das Entstehen von Mehrkosten. Allerdings sollte der Freizeitausgleich arbeitsvertraglich geregelt sein.
3. Welche Sozialleistungen müssen sein?
In guten Zeiten sind freiwillige Sozialleistungen zweifellos ein Nice-to-Have und stärken die Mitarbeiterzufriedenheit. In schlechten Zeiten, sollten HR Experten jedoch überdenken, ob der tägliche Obstkorb, Essensgeldzuschüsse oder Incentives wirklich wirklich sein müssen, wenn im Gegenzug dafür die ein oder andere Stelle gerettet werden kann.
Die Kosten, die hier täglich entstehen, sollten nicht unterschätzt werden. Allerdings ist es wichtig, der Belegschaft einen nachvollziehbaren Grund für die Kürzung zu nennen. Niemand verzichtet gerne auf seine Privilegien.
4. Gezielte und nachhaltige Personalauswahl.
Wichtig ist es bereits im Recruiting die richtigen Weichen zu stellen, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben optimal bewältigen und sich optimal einbringen können. So lassen sich Kosten vermeiden, die durch das Abspringen eines nicht geeigneten Kandidaten und die erneute Rekrutierung eines neuen Talents entstehen. Insofern hilft eine passgenaue Bewerberauswahl unbedingt dabei, bares Geld zu sparen.
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5. Kontinuierliche Weiterentwicklung
Auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Belegschaft ist ein Muss. Denn nur, wenn deren Wissen stets auf dem neuesten Stand ist, kann sie ihrer Arbeit zu 100 Prozent nachgehen. Ist dies nicht der Fall, so wird deren Arbeitslohn gemessen an deren Output zunehmend teurer.
Fortbildungen sollten aber so gelegt werden, dass die Ausfallzeiten gering bleiben: Sie sollten nicht in den Kernzeiten des Betriebs stattfinden, weil das dessen Wirtschaftskraft mindert.
Stattdessen eignen sich Randzeiten. Moderne Software unterstützt beispielsweise auch beim dezentral organisierten Lernen, was etwa für Mitarbeiter, die in Teilzeit arbeiten, ein echter Mehrwert ist.
Um Kosten bei hochpreisigen Weiterbildungsanbietern zu sparen, sollte HR sich über Weiterbildungen informieren, die öffentlich bezuschusst werden oder kostenneutral angeboten werden.
Eine Weiterbildungssoftware spart Zeit und Kosten. Mitarbeiter können am Desk geschult werden und müssen keine langen Wege für externe Präsenzangebote in Kauf nehmen. Unsere Vergleiche liefern Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Angebote am Markt.
6. Fehlzeiten und Ausfälle reduzieren
Ein weiterer Faktor, um Personalkosten zu senken, ist: Fehlzeiten und Ausfälle zu reduzieren. Die Kosten, die Unternehmen Jahr für Jahr durch erkrankte Mitarbeiter entstehen, gehen regelmäßig in die Millionenhöhe.
Eine ordentliche Gesundheitsprävention kann das minimieren:
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- Aufklärungsangebote in punkto gesunde Ernährung
- Maßnahmen für eine bessere Ergonomie am Arbeitsplatz
- Minimierung des Stresspegels
