Bürokratiemonster abbauen mit der digitalen Personalakte

Bürokratiemonster abbauen mit der digitalen Personalakte

Für HR Manager ist es der gefürchtetste Kollege: Das Bürokratiemonster. Es frisst Zeit, kostet Nerven und hält von strategischen Aufgaben ab. Mit einem Wort: Es ist Gift für die HR Experience. Doch leider ist das Bürokratiemonster ein häufiger Gast in Personalabteilungen. Dabei ließe es sich mit der richtigen Software ganz einfach verscheuchen. Mit einer digitalen Personalakte zum Beispiel.

Bürokratiemonster: Warum es endlich ausziehen sollte!

Die Digital Economy hat es in sich! Vor allem für HR Manager. Denn entgegen landläufiger Meinungen erfordert die zunehmend digitalisierte Arbeitswelt nicht weniger, sondern immer mehr Fachkräfte mit hoher Qualifikation – Techniker, Meister und Akademiker. Trotz vermehrtem Einsatz von Robotern und Computern.

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Der Grund: Digitalisiert werden können nur wiederkehrende Routinetätigkeiten. Diese werden vom Menschen künftig seltener bis gar nicht mehr erledigt. Für die Ressource Mensch bleibt aber der große Bereich der Wissensarbeit – gemeint sind strategische und kreative Aufgaben. Diese nehmen zu.

HR Trends: Mit diesen müssen Personaler Schritt halten

Daraus entstehen für HR zwei Trends:

  1. Es müssen auch in Zukunft permanent neue Mitarbeiter rekrutiert werden – bei sich verschärfendem Fachkräftemangel.
  2. Bestehende Mitarbeiter müssen permanent qualifiziert werden, weil sich Arbeitsinhalte infolge der Digitalisierung immer schneller verändern je mehr Routinen an den Computer ausgelagert werden.

In vielen Organisationen muss hierfür das Recruiting neu gedacht und eine Kultur des Lernens etabliert werden. Es kommt also jede Menge strategische Arbeit auf HR zu. Doch wann sollen Personalmanager diese erledigen, wenn in ihren Büros das Bürokratiemonster haust und jede Menge Zeit verschlingt?

Digitale Personalakte: Wirksames Mittel gegen das Bürokratiemonster

Dabei gäbe es ein wirksames Mittel, den unliebsamen Mitbewohner aus der Personalabteilung zu verscheuchen: Eine HR Software. Zum Beispiel in Form der digitalen Personalakte. Mit ihr ließe sich viel Bürokratie abbauen und HR hätte endlich den Kopf für die Organisationsentwicklung frei. Denn mit einer Digitalen Personalakte sparen Personaler laut HR Software Hersteller Personio im Schnitt zwei Drittel ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben.

Für viele Personaler ist das zu schön um wahr zu sein. Ihre Realität ist nämlich eine andere. Allzu oft erledigen Personaler Personalmanagement-Prozesse, für die es längst die passende Software-Funktion am Markt gäbe, wahlweise auf Papier oder in Excellisten. Ohne jede Anbindung an die Systeme anderer Abteilungen und ohne automatischen Datenaustausch. In der Folge müssen Daten an verschiedenen Stellen doppelt und dreifach hinterlegt werden.

Erhöhte Administration sorgt für viele Fehler

Das Bürokratiemonster freut’s! Den Personaler weniger. Solche Administrationstätigkeiten sind nicht nur mühsam und zeitaufwändig, sondern bergen auch ein erhöhtes Risiko für Fehler. Denn beim Hin- und Herkopieren kann schon mal der ein oder andere Informationsschnipsel auf der Strecke bleiben.

Wie könnte eine Digitale Personalakte HR aber konkret unterstützen? Beispiel Self Service: Gerade bei der Stammdatenverwaltung schlägt das Bürokratiemonster gerne zu. Adressen und Bankverbindungen müssen in schöner Regelmäßigkeit aktualisiert werden. Also rein ins System, Mitarbeiterakte suchen, Eintrag ändern, speichern, raus aus dem System, zurück zur eigentlichen Arbeit. Moment! Wo war man nochmal stehengeblieben?

Self Service: Mitarbeiter verwalten ihre Daten selbst

Solche Szenarien lassen sich vermeiden. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter kleine Änderungen einfach selbst eintragen! In Zeiten von Employee Self Service (ESS) können Kollegen derlei Informationen in ihrer Personalakte über einen individuellen Login fix eigenhändig vermerken, ohne HR überhaupt kontaktieren zu müssen. Als Zusatz kann ein Vorschlagsrecht bei bestimmten Daten definiert werden. Das heißt: Nicht der Mitarbeiter, sondern HR gibt die Daten zum Beispiel zu einem bestimmten Stichtag final frei.

Übrigens lassen sich in der Digitalen Personalakte von Personio personalbezogene Informationen wie Titel oder Gehalt von HR auch vor dem Stichtag ändern. Das System übernimmt die Änderungen automatisch zum richtigen Datum.

Einfaches Teilen von Mitarbeiterdaten

Da Hersteller wie Personio ihre Digitale Personalakte als Cloud-Variante zur Verfügung stellen, gehört auch das lästige Hin- und Hersenden von Mitarbeiterakten aus Papier der Vergangenheit an. Das ist ein arger Zeitfresser – gerade, wenn das Dokument zwischen verschiedenen Standorten hin und hergesendet werden muss.

Innerhalb einer Digitalen Personalakte greifen alle autorisierten Kollegen jederzeit und von jedem Ort über eine sichere Webverbindung auf Mitarbeiterdaten zu und können diese unabhängig voneinander bearbeiten und einsehen wie z.B. die Lohnzettel.

Datenschutz: Alles easy mit einer Digitalen Personalakte

Eine Digitale Personalakte trägt auch zur Einhaltung des Datenschutzes bei: Anwender greifen auf alle Daten an einem zentralen Ort zu und müssen nicht mühsam in verschiedenen Systemen oder Listen danach suchen. Müssen zum Beispiel Informationen gelöscht werden, kann sich HR sicher sein, auch wirklich alle Daten aus dem System entfernt zu haben.

Gleichzeitig erfolgt die Datenvorhaltung gesetzeskonform. Innerhalb einer Digitalen Personalakte stellen nämlich die Administratoren sehr genau ein, wer Zugriff auf welche Personaldaten hat und sie ändern darf.

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Fassen wir noch einmal zusammen: Mitarbeiter pflegen ihre Daten selbst, HR hat alle Informationen immer auf einen Blick parat und muss nicht mühsam in verschiedenen Tools danach suchen und auch der Datenschutz bereitet keinen Stress. Gar nicht gut für das Bürokratiemonster! Das ist schon dabei, seinen Koffer zu packen, wenn es nur das Stichwort „Digitale Personalakte“ hört. Ihm wird übel davon. Auf Wiedersehen! Ach ne: Auf Nimmerwiedersehen!


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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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